Toimintaa ilman toimistoa : Yrityksen toimintaedellytykset virtuaalisessa ympäristössä

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin toimeksiantajayrityksen mahdollisuutta jatkaa tuottavaa toimintaa ilman fyysistä toimipaikkaa meneillään olevan etätyökokeilun päätteeksi. Tavoitteena oli analysoida yrityksen toimintaa ja tunnistaa yrityksen prosessien kautta mitä on otettava huomioon, jos etätyö otetaan pääasialliseksi työnteon muodoksi. Tarkoitus oli tuottaa yritykselle tietoa päätöksenteon tueksi käytettäväksi yhdessä etätyökokeilun tulosten kanssa. Teoreettisena viitekehyksenä käytettiin hajautetusta työnteosta löytyvää tutkimustietoa ja tutkimusmenetelmäksi valittiin strukturoimaton teemahaastattelu, johon kutsuttiin yrityksen henkilöstö ja muita etätyötä tekeviä asiantuntijoita.

Etätyötä tutkimalla määritettiin yrityksen tapa tehdä työtä tarkemmin ja sitä, miten se eroaa työskentelystä varsinaisessa työpaikassa. Tutkimuksessa avattiin yrityksen toimintaprosessit ja määriteltiin prosessien toimeenpanoon tarvittavat edellytykset työkaluista työn organisointiin. Lisäksi tarkasteltiin kiinteän ja virtuaalisen toimipaikan verotuksellisia eroavaisuuksia.

Etätyöhön perustuvan toiminnan todettiin soveltuvan yritykselle hyvin, mutta yleisesti on kiinnitettävä huomiota siihen, että etätyön hyödyt ovat osittain subjektiivisia ja työtapa perustuu työnantajan ja työntekijän väliseen keskinäiseen luottamukseen. Tunnistettu haaste kaikille etätyöntekijöille organisaatiossa on työpisteen ergonomia ja motivaation varmistaminen yhteisen asian edistämiseen varsinkin organisaation mahdollisten uusien jäsenten kohdalla.

This thesis studied the commissioning company’s possibilities to continue its daily work without a physical workplace after finishing the on-going e-work pilot. The pilot evaluated the same possibility in practice. The goal was to open the company´s core processes and recognise the necessities that should be considered if the company chooses to continue its work without any office. The purpose was to provide information that can be used alongside with the results of the teleworking pilot to support the decision-making on this matter. The decentralised working method and the processes were analysed through unstructured theme interviews and by studying telework in general.

The decentralised working method used by the company was determined accurately for this study to understand the differences between it and the common office work better. Utilised core processes were examined to determine the tools that are required for completing the processes. Differences in accomplishing the processes between the telework and office work were evaluated. In addition, the differences in taxation were taken into consideration.

Remote work was found to be well suited for the company, but it is worth noting that the benefits of teleworking are partly subjective and teleworking is based on a mutual trust between the employer and the employee. A recognised challenge for teleworkers in any organisation is the workplace ergonomics and ensuring everyone’s motivation to promote a common cause mostly unsupervised.