Tapahtumaviestintä : case: Kalaviikko 2018

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee tapahtumaviestintää keskittyen Suomen Ammattikalastajaliiton vuoden 2018 maaliskuussa järjestämään Kalaviikko-tapahtumaan. Kyseessä oli kaksijakoinen tapahtuma, joka sisälsi ammattilaisille suunnatun seminaarin sekä kuluttajille suunnatut kauppakeskustapahtumat.

Opinnäytetyön kirjallisessa osassa esitellään tapahtumamarkkinoinnin sekä tapahtumaviestinnän keskeiset käsitteet. Näiden sekä toimeksiantajan toiveiden ja ohjeiden pohjalta Kalaviikolle luotiin viestintäsuunnitelma sekä niiden mukaista sisältöä muun muassa sosiaalisen median eri kanaviin.

Kalaviikko 2018 -tapahtuman viestintää tehtiin useihin eri kanaviin. Käytössä olivat esimerkiksi nettisivut, sosiaalinen media, sähköpostimarkkinointi, mediatiedote ja uutiskirjeet. Näiden lisäksi viestintään kuului myös tapahtuman materiaali tapahtuman aikana: esimerkiksi printtimateriaali, kuten ohjelma. Opinnäytetyössä esitellään tätä materiaalia kuvin.

Tapahtuman jälkeen viestinnän onnistumista mitattiin ennalta asetetuin mittarein. Näiden valossa tapahtumaviestintä onnistui ja saavutti tärkeimmät tavoitteensa.

Tärkeimpiä huomioita, joita opinnäytetyötä tehdessä nousi esiin, oli tapahtumaviestinnän laajuus. Se ei rajoitu pelkästään tapahtumasta kerrottavaan tietoon vaan sisältää myös esimerkiksi tapahtumassa jaettavan printtimateriaalin tai lomakkeen, jolla tapahtumaan ilmoittaudutaan.

Sosiaalinen media osoittautui pienen kohderyhmän seminaarista kerrottaessa hankalaksi työkaluksi. Näin pienen kohderyhmän tapahtumien kohdalla olisi suotavaa viestiä sosiaalisessa mediassa esimerkiksi tapahtumajärjestäjän sosiaalisten medioiden kautta tapahtuman itsensä sijaan.

This thesis is about event communications, focusing on Kalaviikko, which was an event held in March 2018 by Suomen Ammattikalastajaliitto. The event in question was two-fold, including a seminar directed at professionals in the field and a shopping mall event targeted at consumers.

The text presents the key terms of event marketing and event communications. Based on these and the client’s wishes and instructions a communications plan was created along with content according to said plan for e.g. social media.

For Kalaviikko 2018, content was created for an array of different medias. The event’s webpage, social media, e-mail marketing, press release and newsletters were, among others, used. In addition to these the communications also included the event’s printed material such as the program. This content is presented in images in this thesis.

After the event the success of the event’s communications was measured according to set goals. Evaluating by them, the communications could be deemed a success.

Among the most important notions that arose while working on the thesis was the scale of event communications. It is not limited to the information given about the event, but includes also e.g. materials handed out at the event or the form used for signing up for the event.

Social media proved to be a difficult platform for a seminar with a niche target audience. When targeting such a small group as this, it would be better to the event’s organizer’s social media rather than the event’s itself.