DOKUMENTINHALLINTAJÄRJESTELMÄN HANKINTA JA KÄYTTÖÖNOTTO : Case Sievin vesiosuuskunta

Abstract

Tämän työn tavoitteena oli hankkia ja ottaa käyttöön Sievin vesiosuuskunnalle toimiva dokumenttien-hallintajärjestelmä. Työn tarkoituksena oli tehostaa työnkulkuja ja helpottaa dokumenttien löytämistä. Palvelun tarjoajana toimi Ylivieskasta Canorama Oy. Sievin vesiosuuskunta ja Canorama ovat tehneet useamman vuoden toimivaa yhteistyötä.

Nykytilanne selvitettiin yhdessä vesiosuuskunnan toimitusjohtajan ja henkilökunnan kanssa. Canorama Oy toimihenkilöt olivat mukana antamassa näkemyksiään parhaaseen ja toimivampaan käytännön rat-kaisuun dokumenttien hallintaan. Selvitystyötä tehtiin sekä vesiosuuskunnan tiloissa, että Canorama Oy:n toimitiloissa. Selvitystyön tuloksena nykytilanteesta saatiin konkreettinen näkemys.

Yhdessä vesiosuuskunnan henkilökunnan kanssa pohdittiin, millainen järjestelmä haluttiin ottaa käyt-töön ja mitä sen tulisi sisältää. Sievin vesiosuuskunnan tietotekniikka päivitettiin tarvittavalle tasolle, jotta järjestelmä saatiin toimimaan oikein ja turvallisesti.

Teoriaosassa käsiteltiin dokumenttienhallintaa ja uuden tietojärjestelmän hankintaan liittyviä eri vaihei-ta. Teoriaosassa käytiin läpi myös CANON THEREFORE -hallintaohjelmistoa. Opinnäytetyön kes-keisenä tuloksena uusi dokumenttienhallintaohjelma hankittiin ja otettiin käyttöön.

The aim of this work was to acquire and implement a document management system for the Sievi Wa-ter Co-operative. The purpose of the thesis was to improve the workflows and facilitate the finding of documents. The service was provided by Ylivieska Canorama Oy. Sievi Water Coal and Canorama have been working together for several years.

The current situation was investigated together with the CEO and the staff of the water cooperative. Canorama Oy staff members were involved in delivering their views on the best and more practical solution for document management. Investigations were carried out at the premises of the water coop-erative and at Canorama Oy's premises. As a result of the investigations, a concrete view of the cur-rent situation was obtained.

Together with the staff of the water cooperative, we considered what kind of a system we wanted to introduce and what it should contain. The IT technology of Sievi water co-operative was updated to the required level to ensure that the system will operate correctly and safely.

The theoretical part covered document management and various phases related to the acquisition of the new information system. The theoretical part also covered the CANON THEREFORE manage-ment software. As a key result of this thesis, the new document management software was acquired and introduced.