Luottokorttikulujen tiliöintisovelluksen käyttöönotto

Abstract

Toiminnallinen opinnäytetyö tehtiin Framery Oy:lle tukemaan uuden matkalasku- ja luottokorttikuittien tiliöintisovelluksen käyttöönottoa. Koska yrityksen liiketoiminta on kasvanut kovaa vauhtia viime vuosien aikana, on myös yrityksen funktioiden prosessien kehityttävä samassa tahdissa. Ennen sovelluksen käyttöönottoa luottokorttikulujen tiliöinti tehdään useamman manuaalisen vaiheen kautta, joka jo itsessään tekee tiliöinnistä hidasta ja virheherkkää. Opinnäytetyön tavoite on kehittää luottokorttikulujen tiliöintiä ja ottaa käyttöön tiliöintisovellus. Vaikka kyseinen sovellus sisältää myös matkalaskujen ja -kulujen tiliöinnin toiminnot, tämä opinnäytetyö rajattiin vain luottokorttikulujen tiliöimiseen. Opinnäytetyön tarkoitus on tarkastella tiliöintiprosessia ja luoda ohjeet loppukäyttäjille. Lähteinä on käytetty erilaisia kirjanpidonkäytäntöjä koskevia dokumentteja, kirjanpitoon ja verotukseen liittyviä lakeja ja muita aiheeseen liittyviä dokumentteja ja artikkeleita. Opinnäytetyön alussa esitellään yritys, johon opinnäytetyö tehdään, analysoidaan nykyinen käytäntö tiliöidä luottokortti kuitit ja tarkastellaan aiheeseen liittyvää teoriaa. Tämän jälkeen käydään läpi sovellus ja luottokorttikulujen uusi tiliöintitapa sekä lopuksi hieman pohdintaa projektista ja mahdollisista kehittämistarpeista.

Sovellus pystytään yhdistämään suoraan vuorovaikutukseen yrityksen käytössä olevan toiminnanohjausjärjestelmän kanssa, jossa myös yrityksen kirjanpito tehdään, joten kulutapahtumien vienti tapahtuu suoraan sovelluksesta toiseen. Kulutapahtumat pystytään valmistelemaan sovelluksessa käytännössä täysin kirjanpitovalmiiksi, ja tapahtumien viennin jälkeen jäljelle jää lähinnä vain tietojen siirtymisen tarkastus ja mahdollisten virheiden korjaaminen. Myös kulujen tarkastaminen helpottuu, sillä kulun kuitin kuva ja kulun tiedot ovat nähtävissä samassa näkymässä. Kulujen kuittien tallennus onnistuu joustavasti sovelluksen myötä älypuhelimella missä vain ja milloin vain.

This Bachelor’s thesis was commissioned by Framery Oy, while the company was renewing their financial processes. Before implementing the application, the posting of credit card expenses was done through several manual steps. The purpose of this functional thesis was to create a solid foundation for the application to benefit Framery and make the posting more efficient and reduce the risk of mistakes. Different accounting practices, related laws and taxation regulations have been used as source material, including some theme-related articles and documents.

In the beginning of this thesis, Framery and the purpose of the thesis are introduced. Then, the current process is analyzed and some theory is presented from the regulatory point of view, followed by a review of the application and its functions. Finally, the resultant conclusions along with some development needs for the future are explained.

The application can be connected to the ERP system the company uses. This means all the expense postings can be prepared in the application and they only require one final check and then approval in the ERP system. The application functions will make the posting process more efficient and help divide the monthly workload among the employees.