GDPR-vaikutukset isännöintiyrityksessä

Abstract

Euroopan parlamentin ja neuvoston uusi tietosuoja-asetus (2016/679) GDPR (General Data Protection Regulation) tuo mukanaan monia muutoksia henkilötietoja käsitteleviin isännöintiyrityksiin. Tässä opinnäytetyössä käytiin läpi asetuksen edellyttämiä toimenpiteitä yleisesti isännöintiyrityksissä ja tarkemmin, miten asetuksen säännökset toteutettiin tamperelaisessa isännöintiyrityksessä Isännöinti Ilkka Saarinen Oy:ssä.

Aluksi opinnäytetyössä tarkasteltiin, mitä kaikkia tietorekistereitä isännöintiyritys ylläpitää, ja mitkä ovat asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöiden tietorekistereitä, joita isännöintiyritys käsittelee. Taloyhtiöllä voi olla toistakymmentä sekä lain vaatimaa että normaalin arjen pyörittämiseen tarvittavaa tietorekisteriä.

Teknologian kehittyessä ja tiedon siirtyessä verkkoon henkilötietojen suojaamiseen ja käsittelyyn kaivattiin kansainvälisesti yhtenäisiä malleja. Tämän vuoksi EU päätti korvata vanhan tietosuojaa koskevan direktiivin uudella tietosuoja-asetuksella, jota tulisi noudattaa kaikissa henkilötietoja käsittelevissä EU/ETA-alueella toimivissa organisaatioissa. Kolmannessa kappaleessa esiteltiin, mistä asetuksessa yleisesti on kyse ja millaisia uudistuksia se tietää isännöintiyrityksille. Seuraavaksi siirryttiin tarkastelemaan Isännöinti Ilkka Saarinen Oy:n toimintatapoja. Yrityksen oli mm. allekirjoitettava kaikkien asiakasyhtiöiden kanssa asetuksen vaatima tietosuojasopimus ja laadittava rekisteriselosteet kaikista yrityksessä käsiteltävistä tietorekistereistä. Tietosuojasopimus ja selvitykset henkilötietojen käsittelystä ja luovutuksesta tuli tehdä myös palveluntarjoajien, kuten avain- ja huoltoliikkeiden kanssa.

Opinnäytetyö kokoaa kaikki tietosuoja-asetuksen myötä oleelliset isännöintiyrityksessä vaaditut toimenpiteet tiivistetysti yhteen. Työn eteneminen oli odotettua hitaampaa, sillä tietosuojapalavereissa asetuksen tullessa tutummaksi kehitysideat lisääntyivät ja tietoteknisten rajoitteiden vuoksi niitä ei pystytty hetkessä toteuttamaan. Isännöintiliiton ja muiden hyödyllisten tahojen ohjeistukset tietosuoja-asetusta varten uudistuvat ja tarkentuvat edelleen, joten toukokuun alussa opinnäytetyötä viimeisteltäessä jäi vielä paljon ratkaisemattomia kysymyksiä. Isännöinti Ilkka Saarinen Oy:n tietosuojakäytäntöjen prosessikuvauksien ja rekisteriselosteiden sisältöjen kehitys jatkuvat edelleen opinnäytetyön valmistuttua.

This thesis gathers together all current considerations and required actions in housing management with relation to GDPR. GDPR is the new European Parliament’s regulation about general data protection which comes into effect on May 25, 2018. It causes several changes and reformations in companies which deal with personal data, such as housing, real estate and housing management companies. The regulation aims to give more control to individuals over their personal data and to unify data processing within the EU.

At the beginning of this thesis, a review is given on various data registers maintained by housing management and housing companies. A housing management company typically works also as an operator for housing and real estate companies’ registers. The following chapter focuses on GDPR generally, how it effects the field in general, and what kind of reforms housing management companies are required to do. Next, changes made in the housing management company Isännöinti Ilkka Saarinen are reviewed in detail. Privacy statements were also drafted for all resident housing co-operators. The privacy statement contains every data register maintained by the housing or real estate company and it is required by the new regulation.

This thesis discusses how much effort is needed to prepare the company for GDPR. This study can also serve other housing management companies that are improving their data protection services in the future. The house management union and other related operators in the field constantly advance their guidelines for GDPR, so procedures will surely be improved even after the regulation has come into effect. For this reason, some of the most recent elaborations may not have made it to this thesis.