Ylityöraportoinnin kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten opinnäytetyön toimeksiantajayrityksen työntekijöiden esimiehet käytännössä seuraavat vastuualueensa tai työntekijöidensä työaikaa, erityisesti käytössä olevan vuorojärjestelmän ylittävän työajan osalta. Mielenkiintona oli, tukevatko nykyiset ylityöseurannan työkalut tarkoituksenmukaisesti esimiesten työtä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ylityöraportointia ja kiinnittää enemmän huomiota ylityöseurannan merkitykseen. Pitkällä aikavälillä onnistunut työajan seuranta voisi vähentää ylitöiden teettämistä ja näin ollen pienentää ylitöistä maksettavia kustannuksia.

Tutkimuksen tueksi vertailtiin vuosien 2016 ja 2017 ylityötietoja, ja perehdyttiin ylitöiden muodostumiseen.

Tutkimus oli kvalitatiivinen kokonaistutkimus. Tutkimuksen aineistonkeruumenetelmänä käytettiin yrityksen sisäisellä sähköpostilla lähetettävää kyselylomaketta. Perusjoukon laajuus oli 21 henkilöä, joista 13 vastasi kyselyyn. Kysely sisälsi 11 avointa kysymystä. Saatu aineisto analysoitiin sisällönanalyysin avulla.

Tutkimuksen perusteella säännöllinen ylityöseuranta on vähäistä työntekijöiden esimiesten keskuudessa. Suurin osa tutkimukseen osallistuneista vastaajista ei käytännössä seuraa ylitöiden kertymistä henkilötasolla tai millään tietyllä aikavälillä. Seurannalle ei koettu joko olevan tarvetta, järjestelmää ei osattu käyttää tai ei tiedetty, mistä ylitöitä voisi seurata. Ylityöseurannan työkalut eivät tarkoituksenmukaisesti tue esimiesten työtä.

Ylityöseurantaa voisi tehostaa ohjeistamalla esimiehiä HR Portalin ja tulevan Workdayn käytössä paremmin. Osastopäälliköille HR Portal tarjosi kuitenkin liian vähän tietoa. Työn lopputuloksena heille tehtiin kattavammat säännölliset vakioraportit, yrityksen sisäisellä sähköpostilla lähetettynä.

The purpose of this thesis was to find out how workshop managers and supervisors keep track of the employees’ overtime hours. The attention was paid to whether the current tools for overtime tracking support purposefully the managers’ work.

The aim of this thesis was to pay more attention to the significance of time tracking and to develop better overtime reports. In a long term, better overtime tracking could reduce expensive overtime costs.

The study was supported by viewing the annual hours of overtime work. It was also explained, how overtime hours are defined.

The research material was collected through questionnaires by using a qualitative total survey. The questionnaire was sent to 21 managers via e-mail and 13 of them responded. The questionnaire included 11 open questions. The material was analyzed with a content analysis.

The results showed that a majority of the managers do not regularly track overtime hours. Three reasons came up for not tracking the hours actively. Some of the managers did not have the knowledge to track the overtime hours. The overtime-tracking tools were also described difficult to use. On the other hand, some of the managers did not see any need for overtime tracking. As a conclusion, current overtime tracking tools do not support purposefully the managers’ work.

Overtime tracking could be improved by better instruction on the time tracking tools. However, these tracking tools offered too little information to the workshop managers. As an outcome of this thesis, better monthly overtime reports were developed for the use of the workshop managers.