Ostolaskuprosessin kuvaaminen ja kehittäminen : Haminan kaupunki

Abstract

Haminan kaupungin ostolaskujärjestelmä vaihtui kesällä 2017, jolloin ostolaskuprosessin kulku ja käytännöt muuttuivat. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa Haminan kaupungin ostolaskuprosessin kuvaus. Lisäksi työn tarkoituksena oli selvittää, millainen ostolaskuprosessin kulku on ja miten prosessia voitaisiin kehittää.

Työn teoreettinen viitekehys koostuu prosesseihin, taloushallinnon prosesseihin, digitaaliseen taloushallintoon, laskun käsitteeseen ja laskumerkintävaatimuksiin sekä ostolaskuprosessiin liittyvästä teoriasta. Teoriaa hyödynnettiin opinnäytetyön tekemisessä vertaamalla sitä käytäntöön. Lisäksi teoreettinen osuus selventää tutkittavaa aihepiiriä.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Tutkimusmenetelminä käytettiin teemahaastatteluita ja havainnointia. Tutkimusta varten haastateltiin yhteensä seitsemää henkilöä. Haastateltavia valittiin ostolaskuprosessin eri vaiheista. Haastattelun tulokset analysoitiin käyttämällä sisällönanalyysiä, jonka avulla tunnistettiin haastatteluiden tuloksista yhdistäviä pääluokkia, joita käytettiin tulosten esittämiseen ja johtopäätösten tekoon.

Tutkimuksen tuloksena tunnistettiin ostolaskuprosessia hidastavia tekijöitä sekä kehitystä vaativia kohtia ja vaiheita. Kehitystä vaativat asiat liittyivät niin ostolaskujärjestelmään, ohjeisiin kuin toimintatapoihin. Johtopäätöksissä todettiin, että ostolaskuprosessin kehittämistä voitaisiin saavuttaa muuttamalla toimintatapoja ja lisäämällä ohjeita. Tärkeimpiä tutkimuksen avulla tunnistettuja kehitysehdotuksia olivat toimintatapojen uudistaminen, lisäkoulutus ja automatisoinnin lisääminen. Ostolaskuprosessikuvauksen ja sen kehittämisen avulla voidaan säästää kustannuksia ja resursseja.

The purchase invoice system of the town of Hamina changed in the summer of 2017, which meant the purchase invoice process and the practices changed. The purpose of this thesis was to provide a description of the purchasing invoice process of Hamina. In addition, the aim of the thesis was to find out what the purchase invoice process was like and how to develop the process.

The theoretical framework of the thesis consists of processes, financial management processes, digital financial management, invoice processing and invoice labeling requirements, and the theory of the invoice process. The theory was made use of in the thesis by comparing it with practice. In addition, the theoretical part clarifies the topic to be studied.

The research was carried out as a qualitative study. The used research methods were theme interviews and observation. A total of seven people were interviewed for the study. The interviewees were selected from the various stages of the purchase invoice process. The interview results were analyzed using a content analysis that identified the sections that interconnected the results of the interviews, and they were used to present the results and draw conclusions.

As a result of the research, factors that slow down the purchasing invoice process and the development points and phases were identified. Things that needed development were related to the purchase invoice system, instructions and practices. The conclusions concluded that the development of the purchase invoice process could be achieved by modifying the methods of operation and by adding instructions. The most important development suggestions that were identified with the research were modifying the methods of operation, additional training and increasing automation. Purchasing invoice process description and its development can save on costs and resources.