Tapahtumien suunnittelu ja muiden kustannusten hallinta
Hänninen, Tiina; Tuomainen, Soili (2018)
Hänninen, Tiina
Tuomainen, Soili
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201805209088
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201805209088
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena on löytää Fazer Food Services Oy:lle myynti- ja tarjouslaskentaa palvelevia yhtenäisiä toimintatapoja, joiden avulla voidaan paremmin hallita muiden kustannusten määrää ja rakennetta yrityksen tapahtumissa. Fazer Food Services Oy:n yksi liiketoiminnan painopistealueita on yrityksen liikevaihdon, voiton ja tunnettuuden kasvattaminen tapahtumajärjestäjänä. Fazer on yksi Suomen arvostetuimmista brändeistä, joten tapahtuman, johon tarjous annetaan, tulee olla luonteeltaan Fazerin arvoihin sopiva.
Selvitämme työssämme, miten ja miksi tapahtuman budjetoidut muut kustannukset poikkeavat toteutuneista kustannuksista ja millä mahdollisilla toimenpiteillä kustannusten hallinnassa olisi päästy suunniteltuihin kustannuksiin. Tutkimme myös, miten tapahtuman muita kustannuksia voidaan hallita riskianalyysin avulla ja miten mahdollisia tunnistettuja riskejä on pyritty minimoimaan etukäteen. Lisäksi selvitämme, miten Fazer brändi vaikuttaa tapahtuman muihin kustannuksiin.
Tarkastelemme tässä työssä muiden kulujen budjetointia ja niiden toteutumista budjetoidun mukaisesti, mikä on ollut haasteena tapahtumien laskennassa. Fazerilla tapahtumien tarjouslaskennassa muihin kustannuksiin lasketaan kaikki muut kulut paitsi raaka-aine- ja palkkakulut. Tapahtumiksi on valittu myyntipalvelun toiveen mukaan tapahtumat, joiden laskennallinen liikevaihto on vähintään 200 000€ vuonna 2017. Tapahtumiksi rajataan tässä työssä B2B-tapahtumat eli tapahtumia markkinoidaan ja myydään yritykseltä yritykselle.
Kuvaamme teorian vetoketjumallia käyttäen, mallissa tietoperusta etenee rinnakkain empirian kanssa. Työn teoriaosuudessa käydään läpi projektiteorian mukaisesti projektin eri vaiheita. Projektilla on elinkaari, joka alkaa käynnistyksestä ja päättyy päättämisvaiheeseen. Lisäksi selvitämme projektin mahdollisia riskejä sekä projektin taloudenhallintaa. Viimeisenä paneudumme Fazer brändiin ja yrityksen maineeseen tapahtuman järjestäjänä.
Tutkimme kahden toteutuneen tapahtuman budjetoituja ja toteutuneita muita kustannuksia. Syvennämme tapahtumien analyysien tuloksia teemahaastattelujen avulla. Haastattelemme tapahtumissa ja suunnittelussa mukana olleita henkilöitä ja selvitämme tapahtuman käytännön suunnittelun ja toteutuksen yhteneväisyyttä projektiteorian näkökulmasta. Teemahaastattelujen avulla keräämme uusia näkökulmia kehittämistehtävään.
Lopputuloksena voidaan todeta, että tapahtumia suunnitellaan pääosin projektihallinnan periaatteiden mukaisesti. Tapahtumien laskentaan ja suunnitteluun on yhtiössä erilaisia työkaluja, joiden tarkempi hyödyntäminen auttaisi pääsemään paremmin suunniteltuun lopputulokseen. Tapahtumien toteutuneita kuluja tulisi seurata budjetin mukaisesti, jotta eri tapahtumien tulokset olisivat paremmin vertailukelpoisia.
Selvitämme työssämme, miten ja miksi tapahtuman budjetoidut muut kustannukset poikkeavat toteutuneista kustannuksista ja millä mahdollisilla toimenpiteillä kustannusten hallinnassa olisi päästy suunniteltuihin kustannuksiin. Tutkimme myös, miten tapahtuman muita kustannuksia voidaan hallita riskianalyysin avulla ja miten mahdollisia tunnistettuja riskejä on pyritty minimoimaan etukäteen. Lisäksi selvitämme, miten Fazer brändi vaikuttaa tapahtuman muihin kustannuksiin.
Tarkastelemme tässä työssä muiden kulujen budjetointia ja niiden toteutumista budjetoidun mukaisesti, mikä on ollut haasteena tapahtumien laskennassa. Fazerilla tapahtumien tarjouslaskennassa muihin kustannuksiin lasketaan kaikki muut kulut paitsi raaka-aine- ja palkkakulut. Tapahtumiksi on valittu myyntipalvelun toiveen mukaan tapahtumat, joiden laskennallinen liikevaihto on vähintään 200 000€ vuonna 2017. Tapahtumiksi rajataan tässä työssä B2B-tapahtumat eli tapahtumia markkinoidaan ja myydään yritykseltä yritykselle.
Kuvaamme teorian vetoketjumallia käyttäen, mallissa tietoperusta etenee rinnakkain empirian kanssa. Työn teoriaosuudessa käydään läpi projektiteorian mukaisesti projektin eri vaiheita. Projektilla on elinkaari, joka alkaa käynnistyksestä ja päättyy päättämisvaiheeseen. Lisäksi selvitämme projektin mahdollisia riskejä sekä projektin taloudenhallintaa. Viimeisenä paneudumme Fazer brändiin ja yrityksen maineeseen tapahtuman järjestäjänä.
Tutkimme kahden toteutuneen tapahtuman budjetoituja ja toteutuneita muita kustannuksia. Syvennämme tapahtumien analyysien tuloksia teemahaastattelujen avulla. Haastattelemme tapahtumissa ja suunnittelussa mukana olleita henkilöitä ja selvitämme tapahtuman käytännön suunnittelun ja toteutuksen yhteneväisyyttä projektiteorian näkökulmasta. Teemahaastattelujen avulla keräämme uusia näkökulmia kehittämistehtävään.
Lopputuloksena voidaan todeta, että tapahtumia suunnitellaan pääosin projektihallinnan periaatteiden mukaisesti. Tapahtumien laskentaan ja suunnitteluun on yhtiössä erilaisia työkaluja, joiden tarkempi hyödyntäminen auttaisi pääsemään paremmin suunniteltuun lopputulokseen. Tapahtumien toteutuneita kuluja tulisi seurata budjetin mukaisesti, jotta eri tapahtumien tulokset olisivat paremmin vertailukelpoisia.