Sähköisen taloushallinnon prosessien tehostaminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on löytää sähköisen taloushallinnon prosesseihin liittyvät ongelmat ja saada prosesseista mahdollisimman tehokkaita. Opinnäytetyössä otetaan myös huomioon hyvä tilitoimistotapa sähköisissä prosesseissa, mikä on erittäin tärkeää auktorisoidulle tilitoimistolle. Opinnäytetyön avulla pyritään selvittämään sähköisen taloushallinnon prosesseihin liittyvät ongelmat tietyssä tilitoimistossa ja löytämään niihin ratkaisut. Tällä tavoin prosesseista pyritään saamaan tehokkaampia, mikä helpottaisi tilitoimiston työtä. Prosesseihin liittyviin työtehtäviin on myös tarkoitus löytää yhtenäinen käytäntö.

Opinnäytetyö tehtiin Päijänteen Tilikeskus Oy:lle, joka on siirtynyt sähköisen taloushallinnon pariin vuodesta 2009 alkaen. Tilitoimistolla on käytössään kirjanpito- ohjelmana Heeros, joka on internetissä toimiva palvelin. Se tarjoaa kattavan ohjelmistoperheen tehostamaan tilitoimiston päivittäistä työtä. Heeroksen moduulipohjaiset ratkaisut kattavat kaikki sähköisen taloushallinnon prosessit.

Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu kolmesta pääluvusta. Ensimmäisessä luvussa selvitetään, mitä sähköinen taloushallinto on ja minkälaisia prosesseja siihen kuuluu. Toisessa pääluvussa käydään läpi hyvää tilitoimistotapaa. Kolmannessa pääluvussa käydään läpi Heeros-ohjelmistoa, jota Päijänteen Tilikeskus Oy käyttää. Teoriaosuuden aineisto koostuu tietokirjallisuudesta ja sähköisistä lähteistä.

Tutkimuksen empiirinen osuus käsittelee Päijänteen Tilikeskus Oy:n sähköisen taloushallinnon prosesseja ja mahdollisia kehittämisehdotuksia. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Tutkimustieto kerättiin erilaisista dokumenteista, haastatteluista ja havainnoimalla sähköisen taloushallinnon prosesseja. Haastattelut toteutettiin puolistrukturoituina yksilöhaastatteluina ja haastateltavia oli yhteensä seitsemän.

Tutkimuksesta käy ilmi, että sähköisestä taloushallinnosta on ollut paljon hyötyä ja sen prosessit toimivat hyvin, mutta muutamia kehittämisehdotuksia kuitenkin myös löytyi. Kehittämisehdotuksia olivat esimerkiksi automaattitiliöinnit ja Adminan rakenne ja erilaisia uudistuksia Heeros-ohjelmistoon

The goal of this thesis was to find the problems related to the processes of electronic financial management and to make these processes as effective as possible. The thesis described the good accounting practice in electronic processes. It was taken into account as it very important for the commissioning accounting firm. The thesis aimed to identify problems related to the processes of electronic financial management at the commissioning firm and to find solutions for them. The enhancement of the processes would make the work of the accounting firm easier. The purpose was also to find a uniform practice for the work assignments related to the processes.

The thesis was made for the Päijänteen Tilikeskus Oy. They have implemented electronic financial management in 2009. The company uses the Heeros an internet serves, as their accounting program. It provides a comprehensive set of software to make the daily work of the accounting firm more effective. Heeros module-based solutions cover all the processes of electronic financial management.

The theoretical part of the thesis consisted of three main chapters. In the first chapter, the meaning of electronic financial management and the processes that it includes are clarified. The second chapter went through the good accounting practice. The third main chapter described the Heeros program used by Päijänteen Tilikeskus Oy. The theoretical part consisted of related literature and electronic sources.

The empirical part of the research dealt with the electronic financial management processes of Päijänteen Tilikeskus Oy and the potential development proposals. Qualitative research method was used as a research method. The research data was collected from different documents and by interviews and observation of the electronic financial management processes. There were seven interviewees and the individual interviews were executed as semi-structured.

The research showed that the electronic financial management has offered a great benefit and its processes work well but some development proposals were also encountered. Development proposals were, for example, related to automatic posting and the structure of Admina as well as different reforms to the Heeros program.