Ammattiopiston ruokapalveluprosessit

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on tunnistaa ja kuvata ammattiopiston ruokapalvelun ruokatuotantoon liittyvät ydinprosessit. Tavoitteena on myös lisätä kohderyhmän tietoisuutta työstään ja sen kehittämisestä. Haasteena oli käynnistää muutos perinteisestä toimintatavasta kohti prosessimaista toimintatapaa ja löytää yhteistyössä henkilökunnan kanssa Balanced Scorecard –mallin mukaisia mittareita, jotka mahdollistavat selkeämmän ja tavoitteellisemman tuloksen seurannan. Tutkimus on luonteeltaan laadullinen, kuvaileva tapaustutkimus, jonka teoreettinen viitekehys on rakennettu prosessijohtamisen ja laadunhallinnan keskeisiin teorioihin ja käsitteisiin. Tutkimusote on kriittis-realistinen. Tiedonkeruun instrumentteja ovat ruokapalveluhenkilökunta, ammatinopettajat sekä rehtorit. Asiantuntijuus ja arvioitsijoiden kokemusmaailma sekä reflektoiva yhteistoiminnallinen arvottaminen tiedon tuottamisessa ovat pohjana luotettavan tiedon tuottamiselle. Kevään 2009 aikana pidettiin kuusi prosessityöistuntoa, joissa kaikissa oli mukana koko ruokapalveluhenkilökunta ja työilmapiirikartoitusistuntoa lukuunottamatta rehtori tai apulaisrehtori. Istunnoissa tarkasteltiin organisaation ja ruokapalvelujen toiminta-ajatusta, visiota, ja strategiaa/toimenpideohjelmia. Työilmapiirikartoitusistunnossa kehitettäviksi kohteiksi nousivat selkeä työnjako ja vastuut. Istunnoissa kuvattiin ruokapalvelun ruokatuotannon ydinprosessit ja laadittiin prosessien perustietolomakkeet. Julkishallintoon muokatun tasapainotetun tuloskortin mukaisesti laadittiin seurantakohteet ja mittarit seuraaviin osioihin: yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja asiakasvaikuttavuus, prosessit ja rakenteet, uudistuminen ja henkilöstö sekä taloudelliset resurssit. Kehittämistoiminta koettiin mielekkääksi. Ruokapalveluihin liittyvän toiminnan tietoisuuden lisääminen niin omalle työyhteisölle kuin oppilaitoksen johtoportaalle nähtiin tärkeänä osana tuloksellisen, taloudellisen ja tehokaan ruokapalvelun toteuttamisessa ja kehittämisessä.

The purpose of this thesis is to recognise and describe the core processes related in catering service and food production in a vocational college and to increase the target group’s awareness of their own work and the importance of developing it. The challenge was in launching a new, process-based approach and, in co-operation with the personnel, finding the indicators accordant with the Balanced Scorecard-model which enable a clearer and a more target-oriented follow-up of results. This research is a qualitative, descriptive case study. The theoretical framework of the research is based on the central theories and concepts of process management and quality control. The approach of this practice-oriented research is critical realistic. The information was collected from the food service personnel, vocational teachers and principals of the college. The expertise and experiences of evaluators and a reflecting cooperative setting of values create a basis for producing reliability information. During the spring 2009 there were six process work sessions attended by the food service personnel. Except for the working atmosphere session, either the principal or the assistant principal of the college was also present. The focus of the sessions was to study business idea, vision, strategy and the agenda of the organisation food services provided. It became clear that the distribution of work and responsibilities required developing. The core processes in catering and food production were described and the basic information forms for the processes were created during the sessions. In accordance with the Balanced Scorecard for public administration, the follow-up targets and indicators for social and customer impact, processes and structures, regeneration and personnel, and economic resources were also being defined. The administrative staff and the personnel considered developing meaningful and increasing the operational knowledge and awareness was regarded as an essential factor in executing and developing productive, economical and efficient food service.