Tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönotto Linkosuo Kahvila Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata Jamix-ruokatuotanto-ohjelman käyttöönottoprosessin nykytilanne ja käyttöönoton johtaminen Linkosuo kahvila Oy:n ravintoloissa. Tutkittavia osa-alueita päätettäessä mahdollisuus muutosprosessin tutkimiselle nousi yhdeksi pääteemoista. Ongelmana muutosprosessissa koettiin olevan informaation kulkemisen heikkous päättäjätasolta työntekijöille. Myös selkeää muutosvastarintaa oli havaittu, joka tuli ilmi sovittujen toimenpiteiden osittaisella laiminlyönnillä.

Tuotannonohjausjärjestelmästä on ruokatuotannossa mahdollista saada helpottavia työkaluja. Tuotetietojen ja reseptien varastointi mahdollistaa turvallisen lopputuotteen myös asiakkaalle. Varastoja ja tilaamista on helppo myös kontrolloida järjestelmällä. Ajantasaiset tuotteiden hintatiedot mahdollistavat tarkkojen kustannuslaskelmien tekemisen. Jamix-tuotannonohjausjärjestelmä hankittiin Linkosuo Kahvila Oy:lle ensin pitokeittiön ja tuotekehityksen tarpeisiin. Kahvila Oy:llä ei ollut käytössä sähköistä kustannuslaskentaan tarkoitettua järjestelmää ja tuotetiedot olivat hajautettuna monessa eri paikassa. Järjestelmällä pyrittiin hakemaan selkeyttä toimintaan. Syksyllä 2017 päätettiin yhdistää tuotannonohjaus myös ravintoloiden käytettäväksi. Ravintoloille järjestelmästä saatava hyöty on edellä mainittujen lisäksi varastojenhallinnassa ja tuotetietorekisterissä. Myös ravintoloiden tuotannonohjaaminen raaka-aineiden kautta tuli mahdolliseksi, joskin sitä käytetään harkiten.

Työnlopputuloksena ravintoloista saatujen tutkimustulosten perusteella suoritettiin informaation jakoa kokeille, heidän osallistuessa järjestelmäkoulutukseen. Heidän näkemyksensä järjestelmää kohtaan muuttui selkeästi ja he olivat lopulta jopa odottavaisia tulossa olevia työkaluja kohtaan, jotka he saisivat järjestelmästä. Muutosvastarintaa saatiin näin ollen vähennettyä. Haasteena on kuitenkin muutosjohtamiselle tyypillisen informaation ylläpitäminen ja yhdessä tekemisen ylläpitäminen.

The aim of this thesis was to describe the current situation of the deployment of the Jamix food production management software, and the administration of its deployment in Linkosuo Kahvila Oy restaurants. The possibility for investigating the process of change became one of the main themes while deciding on fields of study. The weakness of the information flow from decision makers to employees was seen to be a problem in the process of change. There was also some clear resistance to change, which emerged as employees partially neglected appointed procedures.

In food production, production management software can provide helpful tools. Storing product information and recipes enables the customers to receive a safe final product. Storing and ordering are easily controlled with the software. Up-to-date prices for products enable precise cost estimates.

Jamix management software was acquired for Linkosuo Kahvila Oy first for catering and product development purposes. The company had no computer software for cost accounting, and the product info was scattered in several places. The software was meant to bring clarity to operations. In the spring of 2017, it was decided to make the software available for the restaurants as well. In addition to the aforementioned benefits, the restaurants would gain helpful tools in storage management and product information register. Production management with materials also became possible for the restaurants, even though it is not widely used.

As a result from the research gathered from the restaurants, information was provided to the cooks while they took part in software training. Their opinions concerning the software clearly changed and they were even excited about the tools the software would provide them, and thus the change resistance decreased. The remaining challenge is keeping up the flow of information and the spirit of working together.