Jäsenyhteisötaloushallintopalveluiden ostolaskujen käsittelemisen tehostaminen Sininauhaliitto ry:ssä
Hytönen, Visa (2018)
Hytönen, Visa
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018053011221
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018053011221
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee Sininauhaliitto ry:lle työsuhteen ohessa toimeksiantona suoritettua kehityshanketta, jonka tavoitteena oli tehostaa kahdelle suurimmalle jäsenyhteisölle tarjottavia taloushallintopalveluita. Lisäksi alatavoitteena oli tarjota kehitysehdotuksia tulevaisuuden toiminnalle. Työ rajattiin koskemaan ainoastaan ostolaskuja, joiden kanssa olin tiiveimmin tekemisissä. Rakenne on perinteinen edeten johdannosta tietoperustan kautta tuloksiin ja pohdintaan.
Sininauhaliitto on noin sadan jäsenyhteisön maanlaajuinen keskusjärjestö. Toiminnan pääpaino on päihdehaittojen ja syrjäytymisen ehkäisyssä. Jäsenyhteisöistä opinnäytetyön kohteena ovat Sininauhasäätiön ja sen omistaman Sininauha Oy:n ostolaskut. Molemmat organisaatiot käyttävät Visma Fivaldi -taloushallinnon kokonaisjärjestelmää. Lähtötilanteessa käytössä oli ostolaskujen kierrätyksen tehostamiskeinoja, mutta hyvin sekalaisesti ja osin vanhentuneesti. Koko ostolaskuprosessia sovittiin selkeytettäväksi heti kehityshankkeen aluksi.
Teoriaosa jakautuu yleiseen modernia taloushallintoa käsittelevään kappaleeseen ja kahteen tarkemmin ostolaskuja kokonaisuutena käsittelevään kappaleeseen. Nämä esittelevät tehostustoimenpiteiden taustat.
Tärkein osa ostolaskujen kierrätyksen ja maksatuksen tehostamista oli automatisoinnin lisääminen. Keinoina toimivat tiliöintikoodit ja oletuskierrätysryhmien määritteleminen. Näistä luotiin tietokannat, jotta ylläpito on tulevaisuudessa järjestelmällistä. Lisäksi poistettiin työvaiheista, joista on aiheutunut usein virheitä tai viivästyksiä, harmaita alueita uusilla ohjeistuksilla. Sininauhasäätiön tukiasuntojen vastikelaskut ja Sininauha Oy:n tuetun asumisen vuokralaskut käsiteltiin omina kokonaisuuksinaan, kuten pohjustuksessa oli määritelty. Tärkeimmät johtopäätökset olivat sopimuskohdistuksen mahdollisuuden tutkimisen suositteleminen ja vastaavien tehostamistoimien soveltuvuuden myös Sininauhaliiton sisäiseen taloushallintoon toteaminen.
Koko opinnäytetyöprosessi kesti noin kuusi kuukautta. Toimenpiteet ja kirjoittaminen sujuivat pääosin hyvin työnteon ohessa. Kehityshankkeen toteuttaminen oli hyödyllinen kokemus sekä nykyisen osaamisen että tulevaisuudenkin kannalta.
Sininauhaliitto on noin sadan jäsenyhteisön maanlaajuinen keskusjärjestö. Toiminnan pääpaino on päihdehaittojen ja syrjäytymisen ehkäisyssä. Jäsenyhteisöistä opinnäytetyön kohteena ovat Sininauhasäätiön ja sen omistaman Sininauha Oy:n ostolaskut. Molemmat organisaatiot käyttävät Visma Fivaldi -taloushallinnon kokonaisjärjestelmää. Lähtötilanteessa käytössä oli ostolaskujen kierrätyksen tehostamiskeinoja, mutta hyvin sekalaisesti ja osin vanhentuneesti. Koko ostolaskuprosessia sovittiin selkeytettäväksi heti kehityshankkeen aluksi.
Teoriaosa jakautuu yleiseen modernia taloushallintoa käsittelevään kappaleeseen ja kahteen tarkemmin ostolaskuja kokonaisuutena käsittelevään kappaleeseen. Nämä esittelevät tehostustoimenpiteiden taustat.
Tärkein osa ostolaskujen kierrätyksen ja maksatuksen tehostamista oli automatisoinnin lisääminen. Keinoina toimivat tiliöintikoodit ja oletuskierrätysryhmien määritteleminen. Näistä luotiin tietokannat, jotta ylläpito on tulevaisuudessa järjestelmällistä. Lisäksi poistettiin työvaiheista, joista on aiheutunut usein virheitä tai viivästyksiä, harmaita alueita uusilla ohjeistuksilla. Sininauhasäätiön tukiasuntojen vastikelaskut ja Sininauha Oy:n tuetun asumisen vuokralaskut käsiteltiin omina kokonaisuuksinaan, kuten pohjustuksessa oli määritelty. Tärkeimmät johtopäätökset olivat sopimuskohdistuksen mahdollisuuden tutkimisen suositteleminen ja vastaavien tehostamistoimien soveltuvuuden myös Sininauhaliiton sisäiseen taloushallintoon toteaminen.
Koko opinnäytetyöprosessi kesti noin kuusi kuukautta. Toimenpiteet ja kirjoittaminen sujuivat pääosin hyvin työnteon ohessa. Kehityshankkeen toteuttaminen oli hyödyllinen kokemus sekä nykyisen osaamisen että tulevaisuudenkin kannalta.