Taloushallintojärjestelmän uusiminen muutoshankkeena : case KOy Jyrkkälänpolku

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia ohjelmistomuutosprosessia kiinteistöosakeyhtiö Jyrkkälänpolussa John Kotterin muutosprosessiteorian valossa ja selvittää prosessin eri vaiheita työntekijöiden kokemana. Opinnäytetyön toiminnallisena osana ja toimeksiantona oli laatia käyttöohje Kiinteistöosakeyhtiö Jyrkkälänpolun uusiin taloushallinto- ja reskontraohjelmistoihin. Käyttöohjeen on tarkoitus tukea muutosprosessia ja toimia myös kirjanpitäjän työohjeena esimerkiksi kirjanpitäjän sijaisille. Ohjeeseen sisällytetään uusien ohjelmistojen tärkeiden toimintojen lisäksi myös muita säännöllisesti kirjanpitäjän työssä tarvittavia prosesseja, kuten raportointi yhtiön hallitukselle ja ulosoton tilitykset.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Haastateltaviksi valikoitiin kaksi uusien ohjelmien eri ominaisuuksien kanssa säännöllisesti työskentelevää henkilöä. Haastattelun runkona käytettiin John Kotterin muutosprosessiteoriaa. Samaa teoriaa hyödynnettiin myös tutkimusaineiston teorialähtöisessä analyysissa. Tutkimushaastattelun tuloksena kävi ilmi, että käyttöohjeella on ollut merkittävä rooli muutosprosessin tukena. Kiinteistöosakeyhtiö Jyrkkälänpolun työntekijät olivat erittäin tyytyväisiä uuteen reskontraohjelmaan, mikä lisäsi motivaatiota viedä muutosprosessia eteenpäin.

Johtopäätöksinä todetaan, että käyttöohje tuli todelliseen tarpeeseen ja sillä oli merkittävä rooli muutosprosessin onnistumisessa. Kuten Kotter mainitsee, koko projekti voi epäonnistua vielä loppusuorallakin, jos uudet toimintatavat unohtuvat eikä niitä noudateta. Käyttöohjeen laatimisen myötä tekijä kartutti myös omaa pätevyyttään ja asiantuntijuuttaan Tampuuri-ohjelmistoista ja niiden toiminnoista, sekä oppi paljon esimerkiksi kiinteistöhallintapalvelun oman käytön arvonlisäverotuksesta. Tutkimus oli sekä validi että reliaabeli, sillä teoria tuki vahvasti empiirisiä havaintojani. Myös aineiston keruu ja käsittely on raportoitu tarkasti luotettavuuden lisäämiseksi.

The objective of this thesis was to consider the transitional project and the secondary objective was to draw up a manual for the new financial management and accounts ledger software. The manual is to work as a work instruction for the accountant and any possible substitutes. The manual contains also important tasks e.g. recovery proceedings of an accountant that cannot be done with the new software. The manual was made by the commission of the joint-stock property company Jyrkkälänpolku.

The research method used in this thesis was theme interview. Interviewees were two office employees who use the new software on everyday basis. The frame of the interviews was John Kotter’s 8-step change model. The model was also used in analysis of the research material. The interviews reveal that the manual played a large role in the transitional process as a supportive tool. The office employees were satisfied with the new accounts ledger software, which increased their motivation to go through with the process.

The overall conclusion is that the manual was an important tool in adapting the new, more cost-effective methods. It also played a significant role in the success of the transitional process. However, as Kotter reminds, projects can fail at the last minute, if the new methods are not adapted and used frequently and correctly. Working with the manual increased the author’s experience and expertise of the Tampuuri software and the taxing of property management companies (i.e. VAT). The research was reliable and variable as Kotter’s theory strongly agreed with the empirical investigation and the research process was accurately and carefully documented.