Tuomi Logistiikan taloustiimin perehdytyksen kehittäminen

Abstract

Tuomi Logistiikka Oy on Tampereen kaupungin ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin omistama hankinta- ja logistiikkayhtiö. Yhtiön tukipalveluiden yhtenä osa-alueena toimii taloustiimi, joka koostuu talouspäälliköstä, controllerista, assistant controllerista ja talousassistenteista. Taloustiimin keskuudessa oli lähtötilanteessa paljon hiljaista tietoa, eikä kirjallisia työohjeita ollut. Materiaalien ja näkyvien käytänteiden puuttuessa perehdyttäminen koettiin hankalaksi ja laadultaan epätasaiseksi. Perehdytyksen toteutustapa, muodot ja sisältö vaihtelivat tilanteesta toiseen ja olivat riippuvaisia perehdytyksen toteuttamisesta vastuussa olleen henkilön omista tottumuksista ja työtavoista.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli kirjoittaa puuttuvia työohjeita taloustiimin talousassistentin tehtäviin. Tarkoituksena oli myös luoda tiimille intranet, johon tarvittavat työohjeet kerättiin. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää taloustiimin työntekijöiden perehdytystä ja sitä kautta kehittää osaamista ja työn tuloksellisuutta. Opinnäytetyön aluksi kerättiin taloustiimin työntekijöiltä tietoa heidän perehdytyksestään sekä kehittämiskohteista. Tiedonkeruu suoritettiin keskustellen ja sähköpostin välityksellä.

Intranet luotiin alisivustona yrityksen yhteiseen intranettiin. Taloustiimin intranet luotiin visuaalisesti yhteneväksi Tuomi Logistiikan yhteisen intranetin kanssa. Intranettiin luotiin seuraavat osiot: taloustiimin esittely, ilmoitukset, uutiset, linkit, yhteystiedot, laskutuksen ohjeet ja HR-ohjeet. Puuttuvat työohjeet kirjoitettiin sähköiseen muotoon ja kerättiin intranettiin kaikkien saataville.

Tuomi Logistiikka Oy provides procurement and logistics services to the owners: the City of Tampere and the Pirkanmaa Hospital District. The financial team is part of the support services in the company, consisting of professionals such as the financial manager, a controller, an assistant controller and assistants.

There was a lot of tacit knowledge in the financial team but shortage of documents, written instructions and guidance. The lack of directions, formal guidelines and conventions caused difficulties in briefing and coaching the employees. The quality, methods, forms and contents of briefing and coaching varied a lot and depended on the person who was responsible for training a new employee. Personal habits, practices, understanding and impressions determined what was taught, when and how. It was obvious that this was an inefficient, inadequate and prolonged way of training.

The purpose of this study was to collect all the essential, but too fragmentary information and write down the missing instructions and guidelines for the financial assistant’s job. Another purpose of this study was to develop the internal website (intranet) for the financial team of Tuomi Logistiikka. All the instructions and documents were supposed to be easily found on the new intranet. The aim of this study was to develop the orientation and training of the employees within the team and thereby increase professional skills and productivity.

The financial team’s intranet was visually and functionally modified to be an essential part of the company’s main intranet. The new intranet includes the following substance sections: the introduction of the financial team, notifications, news,links, contact information, invoicing instructions and guidelines for human resources.