KANSAINVÄLISEN KONFERENSSIN JÄRJESTÄMINEN : Case WIO 2010 11.-16.07.2010

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Oulun yliopiston Oulun Eteläisen instituutin Real 3D - projekti. Työn tarkoituksena oli järjestää kansainvälinen konferenssi Helsinkiin heinäkuussa 2010. Projektin tavoitteena oli luoda sekä järjestäjille, että vierailijoille hyödyllinen tapahtuma, joka jakoi tietoa viimeisimmistä alaan liittyvistä tutkimustuloksista. Konferenssin nimenä oli WIO 2010 eli Euro-American Workshop on Information Optics.

Teoreettinen osuus rakennettiin projektin hallinnan, markkinoinnin ja tapahtumanjärjestämisen teorioista. Keskeisenä osana viitekehystä olivat tapahtumaprosessi, sen suunnittelu ja toteuttaminen. Työhön käytettiin lähteinä 18 eri projektin hallintaan, markkinointiin sekä tapahtuman järjestämiseen liittyvää kirjaa ja Internetiä. Tarkoituksena oli ottaa huomioon kaikki seikat, jotta työtä voi käyttää konferenssin järjestämisen apuna.

Opinnäytetyöni käsittelee tapahtuman järjestämistä ja tapahtumamarkkinoinnin toteuttamista. Opinnäytetyössä käydään läpi tapahtuman järjestämisessä huomioitavat seikat aina suunnittelusta jälkimarkkinointiin. Työstä käy ilmi miten monia asioita tulee huomioida järjestelyiden edetessä ja kuinka rajatun ajan sisällä tehtävä työ tulee edetä nopeasti.

This thesis was commissioned by the university of Oulu, Oulu Southern Institute's Real 3D -project. The purpose of this thesis was to organize an international conference in Helsinki in July 2010. The objective in the project was to create a useful event to organizers and visitors, which would provide the latest research information on that branch of science. The conference is called WIO 2010, in other words Euro-American Workshop on Information Optics.

The theoretical part of the project consisted of theories on project management, marketing and organizing events. A central part of the theory was the event process, planning and carrying it out. 18 different books and Internet sources were used. The purpose was to consider all things so that the thesis could be used as a help in conference organizing.

This thesis focused on process organizing and marketing events. The thesis dealt with things that should be considered in organizing an event from planning to afterwards marketing. The thesis shows how many thing should be considered when the arrangements proceeded and how work should be done quickly when you have a time limit.