Efficient Project Management Tools for a Small Consulting Company

Abstract

The aim of the thesis study was to find tools and models the case company can utilize in their project management. The case company, MT Xport Consultants Oy, is a small start-up consulting company. The aim of the study was to find concrete tools and models the case company could utilize and tailor for their needs. The theoretical part of the study focuses on project management and, more precisely, documentation and project life cycle.

Most of the data collected is qualitative. The research methods used were observation, interviews, and a short survey. The survey provides numerical data to sup-port the qualitative data collected. The observation and the interviews took place in June 2017, and the survey was conducted in the spring of 2018.

The tools and models were selected for the case company based on its criteria. There are various tools and models that can be useful for a small company. However, many tools and methods would be too complicated and time-consuming for the needs of the case company. The interviews and the survey revealed that the members of the team were looking for improvements in different areas of project management. For that reason, the study considers various methods of project management and related tools.

Tutkimuksen tavoitteena oli sellaisten työkalujen ja mallien löytäminen, joita kohdeyritys voisi käyttää projektinhallintansa tukena. Kohdeyritys MT Xport Consultants Oy on pieni konsultointialan startup-yritys. Tutkimuksen tavoitteena oli konkreettisten työkalujen ja mallien löytäminen, joita kohdeyritys voi hyödyntää ja mukauttaa tarpeisiinsa. Työn teoriaosuudessa käsitellään projektihallintaa, erityisesti projektien dokumentointia ja projektien elinkaarta.

Suurin osa kerätystä tiedosta on kvalitatiivista. Käytetyt tutkimusmenetelmät olivat havainnointi, haastattelut ja lyhyt kysely. Kyselyn tuottama numeerinen data tukee saatuja kvalitatiivisia tuloksia. Havainnointi ja haastattelut suoritettiin kesäkuussa 2017 ja kysely keväällä 2018.

Kohdeyritykselle valittiin sen kriteerien mukaiset työkalut ja mallit. Useat menetelmät ja teoriat soveltuvat pienelle yritykselle, mutta monet ovat yrityksen tarpeisiin liian monimutkaisia ja aikaa vieviä. Haastattelut ja kysely toivat esille yrityksen tiimin eriävät mielipiteet muutostarpeista. Tästä syystä tutkimuksessa käsitellään useita projektihallinnan menetelmiä eri osa-alueisiin liittyen.