Investointihankintojen kokonaiskus-tannusymmärrys ja sen kehittäminen : Case: Sampo

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää mitkä ovat Sampon investointihankintojen kokonaiskustannukset ja kuinka ne muodostuvat. Opinnäytetyössä nousee esiin keskeisenä asiana kokonaiskustannusajattelu, Total cost of ownership, TCO. Tässä työssä kokonaiskustannusajattelu oli rajattu investointihankintoihin. Opinnäytetyön konkreettisena tavoitteena oli saada luotua ohjeistusmalli investointiesitysten saattamiseksi yhtenäisiksi ja läpinäkyviksi myös kaikkien investointiin kuuluvien kustannusten osalta. Kokonaiskustannuksien selvittäminen aloitettiin analysoimalla Saimaan ammattiopiston kaikkia arkistoituja asiakirjoja kahdeksasta teknisen koulutusalan investointihankinnasta. Tämän jälkeen suoritettiin teemahaastattelu kahdeksalle hankintojen käytännön toteutuksissa mukana olleille henkilöille. Haastatellut henkilöt olivat koulutuspäälliköitä tai osastonjohtajia, opettajia sekä varsinaisen hankintatoimen ammattilaisia. Tutkimuksen tuloksena selvisi, että kokonaiskustannusajattelu oli hyvin haastateltavien tiedossa, mutta se ei kuitenkaan näkynyt käytännön toiminnoissa. Suurin ongelma oli valmistelevien tehtävien ja käytönaikaisten kustannusten kohdistaminen oikeaan kohteeseen. Yleisesti hahmotettiin käytönaikaiset kustannukset ja niiden suuruuskuokka. Kustannuksia ei kuitenkaan suunniteltu eikä selvitetty niiden rahoitusta seuraavan tai seuraavien vuosien käyttötalousbudjettiin. Tutkimuksen tuloksista muodostettiin yksinkertainen malli kokonaiskustannusten hallinnan ymmärtämiseksi. Mallia käytetään kokonaiskustannusten tunnistamiseksi, terminologian yhtenäistämiseksi sekä hankintaprosessiin kuuluvien kustannusten kohdistamiseksi oikein Saimaan ammattiopistossa.

The purpose of the thesis was to find out what the total costs of Sampo's investment procurement are and how they are formed. In the final thesis, the total cost of ownership, TCO, is a key issue. In this work, total cost thinking was limited to investment purchases. The concrete aim of the thesis was to create a model of guidance to make the investment presentations uniform and transparent also for all the costs of the invest-ment. The study of total costs was initiated by analysing all archived documents at the Saimaa Vocational College on eight technical investment projects. Subsequently, a theme interview was conducted for eight people involved in practical implementation of procurement. The interviewees were managers or department heads, teachers and actual procurement professionals. Because of the study, it was clear that the total cost thinking was well known to the interviewees but was not visible in practical activities. The biggest problem was to target the preparatory tasks and in-use costs to the right destination. The in-use costs and the magnitude of them were figured out. However, the cost savings were not planned or explained in the operating budget for the next or subsequent years. A simple model for understanding the overall cost management was formed from the results of the study. The model is used to identify total costs, to harmonize terminology and to allocate cost-acquisition costs correctly to Saimaa Vocational College.