Taloushallintopalvelujen sähköistäminen pk-yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi perheyritys, RaumaSteel Oy. Yrityksen työntekijät työskentelevät laivanrakennuksessa telakalla, yhden asiakasyrityksen eri projekteissa. Työn tavoitteena oli määritellä yrityksen tarpeet taloushallinnon tehtävien sähköistämiselle ja tutustua vaatimukset täyttäviin taloushallinnon ohjelmistoihin.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda yritykselle suunnitelma siitä, mitä taloushallinnon osa-alueita yrityksessä olisi tarpeellista sähköistää, miten ja millä työkaluilla. Yritys haluaa taloushallinnon tehtävät mahdollisimman helpoiksi ja nopeasti toteutettaviksi, koska pienenä yrityksenä niihin ei ole kovin paljon resursseja käytettävissä.

Opinnäytetyö koostuu sekä teoria- että tutkimusosuudesta. Teoriaosuudessa tuodaan esiin kirjanpidon ja palkanlaskennan lakeja ja vaatimuksia yrityksen näkökulmasta sekä taloushallinnon sähköistämiseen liittyviä termejä. Myöskin sähköistämiseen liittyviä hyötyjä ja haasteita tarkastellaan sekä yleisellä tasolla että yrityksen näkökulmasta. Lähteinä on käytetty digitaaliseen taloushallintoon liittyviä kirjoja ja internet-lähteitä sekä Suomen lakeja ja säännöksiä.

Tutkimusosuuden empiirisessä osuudessa käsitellään yrityksen tämänhetkisiä taloushallinnon toimintatapoja ja selvitetään mitä tarpeita yrityksellä on sähköistämiseen liittyen. Työn puitteissa tutustutaan joihinkin Suomen markkinoilla oleviin mahdollisiin kirjanpito-ohjelmistoihin hieman syvällisemmin, ollaan yhteydessä näiden ohjelmistojen toimittajiin ja verrataan ohjelmistoja keskenään sekä yrityksen vaatimuksiin pohjautuen. Työn pääpaino on kirjanpito-ohjelmistoihin tutustumisella, koska kirjanpito on tällä hetkellä haastavampi osa-alue nykyisellään, kuin esim. palkanlaskenta. Työn lopputuloksena syntyi yritykselle taloushallintopalveluiden sähköistämiseen tähtäävä suunnitelma. Tällä hetkellä sähköistämisellä ei ole kiirettä ja se kannattaakin suunnitella huolellisesti.

This thesis was commissioned by a family company, RaumaSteel Oy. Employees of this company work in shipbuilding in the shipyard, focusing on the various projects of one customer. The objective of this thesis was to define the needs of the company when it comes to digitalizing the tasks of the financial management, and to get familiar with the software that can meet the requirements.

The purpose of this thesis was to create a plan for the performance of the digitalization work and the tools to be taken into use. The company wants to optimize the tasks of the financial management so they can be performed quickly and easily. That is because, as a small company, they do not have much resource in use.

The thesis consists of theory and research. The theoretical part deals with the laws and requirements of accounting and payroll computation, and they are analyzed from the company’s point of view. The terms involved in digitalizing the financial management are also explained. Furthermore, the benefits and the challenges of the digitalization, in general and for the company, are analyzed. The sources for the theoretical part are books and various Internet sources related to digital financial management, as well as the Finnish laws and regulations.

The empirical part of the thesis studies the current ways of handling the financial management tasks, and figures out the requirements that the company has when digitalizing these tasks. In the thesis, some software available in the Finnish market were investigat-ed more deeply, and the programs were discussed with the suppliers and compared with each other and to the company’s requirements. The focus in this thesis was to evaluate accounting software, because, at the moment, it is a more challenging task than e.g. pay-roll computation. As a result, a plan for digitalizing the financial management tasks was created for RaumaSteel Oy. There is no need to hurry the digitalization work and it should be well planned before taking any concrete actions.