Huoltosopimusten taloudellinen merkitys laboratorioympäristössä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on tehdä yritys A:lle laitekannan kartoitus taloudellisesta näkökulmasta, jonka avulla voitaisiin vertailla huoltosopimuksien taloudellisuutta laboratorioympäristössä. Tämän saavuttamiseksi laboratoriolaitteilta on kerätty tietoa mahdollisimman paljon eri lähteistä, esimerkiksi tietokannoista ja käyttöpäiväkirjoista. Nämä tiedot ovat luetteloitu taulukoiksi, joista nähdään suoraan haluttavat tiedot.

Huoltosopimukset ovat tärkeä osa laboratoriolaitteiden toimintaa. Yleisesti ottaen ennakoiva huoltaminen on tehokkaampaa sekä halvempaa verrattaessa reagoivaan huoltamiseen. Ennakoivalla huollolla laitteen mahdollisilta vikatilanteilta pystytään välttymään parhaiten, jolloin toiminta pysyy jatkuvana. Jos huolto tehdään reagoivasti, eli vasta sitten kun laite on vikatilassa, huoltaminen on kalliimpaa ja kestää kauemmin, ennen kuin laite on taas toimintakunnossa.

Kartoituksen avulla löydettiin useita laitteita, joilla vuosittaiset kustannukset eivät kohtaa laitteen käyttöä. Tarkoittaen, että kyseisiä laitteita käytetään erittäin vähän, vaikka vuosittaiset kustannukset ovat korkeat. Tällaista tilannetta tulisi pyrkiä aktiivisesti välttämään taloudellisesta näkökulmasta katsottuna, jotta kustannustehokkuus pysyisi mahdollisimman korkealla.

Kartoituksessa tehdystä taulukosta yritys voi suoraan nähdä, mistä eri laitteiden kustannukset koostuvat ja miten paljon laitetta on käytetty keskimäärin viime vuosien aikana. Näistä arvoista yrityksen sisällä voidaan tehdä johtopäätöksiä siitä, miten tiettyjen laitteiden kanssa tulisi toimia ja mitkä kustannukset ovat heidän mielestään suvaittavia. Kun tulokset ovat nähtävillä helposti, voidaan miettiä yrityksen sisällä, mistä voidaan säästää.

Tulokset helpottavat myös uusia laitehankintoja tehtäessä. Tällöin voidaan suoraan nähdä, onko samanlaista laitetta käytetty minkä verran tai jos jossain olisi hyvin vähällä käytöllä oleva laite, voisiko kyseisen laitteen siirtää sen sijaan, että ostettaisiin uusi. Kun mahdollisilta uusilta laitehankinnoilta voidaan välttyä, sekä mahdollisesti pystytään karsimaan huoltosopimuksista, on toiminta kustannustehokkaampaa ja taloudellisesti järkevämpää.

The objective of the thesis was to survey the stock of laboratory instruments in a given company from a financial point of view. This study can be used to compare maintenance contracts in a laboratory environment. To achieve this, all possible information about the instruments themselves was collected from various sources such as different databases and manual instrument logs. This information was compiled on the computer for easy access and to ease information recovery.

Maintenance contracts are essential for laboratory instruments. Preventive maintenance is more efficient and cheaper than responsive maintenance. With preventive maintenance a fault state can be avoided altogether, and continuous operation is enabled. Responsive maintenance reacts to a fault after it has occurred, and all operation has already been stopped. This type of maintenance is not as efficient, and it takes more time to get the instrument back to working condition.

Because of the study, many instruments with an unwanted status were discovered. These instruments are underused but incur high yearly costs. This means that the instrument is used only seldom, but still has a costly maintenance contract and maintenance expenses overall. This kind of situation should be avoided in a cost-efficient working environment.

The results of this study are provided for company A in a single Excel file. From this file the company can instantly see what the yearly costs for a single instrument consist of. The file also shows how much on average a single instrument was used in the past years. From these values company A can draw conclusions as to what to do with these high-cost instruments and what are the acceptable costs for a single instrument. Now that the results are easy to access for company A, they can make decisions on the subject more confidently.

The results also help with new instrument investments. When new instruments are about to be purchased, company A can see from this study if past investments in the same type of instruments have been cost-efficient. If there is a similar instrument with little exploitation time, it could potentially be moved to the place where it is needed, avoiding the investment altogether and thus saving money. If new investments can be avoided and on top of that some maintenance contracts can be cut, operation in the laboratory environment becomes more cost-effective and financially more sensible.