Planering och genomförning av en årsfest: ASK 20-års jubileumsårsfest
Eskman, Annika (2018)
Eskman, Annika
Yrkeshögskolan Arcada
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018060512590
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018060512590
Tiivistelmä
Syftet med detta examensarbete är att organisera Arcada Studerandekår – ASK 20-års jubileumsårsfest och på detta vis få en djupare förståelse för arbetsprocessen bakom pla-neringen samt genomförandet av en årsfest med akademiska formalia. Delsyftet i arbe-tet är att dokumentera arrangemangen för jubileumsårsfesten, för att ASK skall kunna använda informationen som hjälpmedel för kommande årsfester och evenemang. Skribenten deltar därför i alla fyra evenemangsplaneringsfaser; definitionsfasen, planeringsfasen, genomförandefasen och evalueringsfasen. Arbetet utförs i samarbete med Arcada Studerandekår – ASK, och målet för projektet är att ordna en traditionsen-lig, trivsam och minnesvärd jubileumsårsfest som tillfredsställer såväl kårens som gäster-nas förväntningar. Arcada Studerandekår – ASK firar traditionsenligt sin årsfest i mit-ten av november, och denna gång ordnades årsfesten 18.11.2017. Årsfestens hu-vudpunkter är den solenna akten, festmiddagen, festtalen samt efterfesten och sillfrukosten. ASK årsfest spelar en stor roll i att bilda den samhörighet och gemenskap som råder bland såväl studerande som graduerade vid Arcada. Arbetet är projektartat och tidigare kunskap och erfarenheter av årsfester används som bas i projektet. Den te-oretiska basen grundar sig på en för skribenten lämplig kombination av Matthews och Vallo & Häyrinens fasindelning samt annan aktuell littertur kring evenemangsplanering. Evalueringen av jubileumsårsfesten gjordes genom observationer och kvalitativ un-dersökning i form av semistrukturerade intervjuer av både jubileumskoordinatorn och nio årsfestgäster. Resultatet tyder på att jubileumsårsfesten var lyckad, vilket indikerar att årsfestkommitteen skötte sitt jobb väl. Resultatet visar även att trots att traditioner och etikettsregler är viktiga för årsfester med akademiska formalia, är det viktigt att få in nya, kreativa inslag i den slutliga produkten. På basis av de egna observationerna och intervjuerna kan man konstatera att syftet med att få en djupare förståelse för arbetspro-cessen bakom planeringen och genomförandet av en årsfest med akademiska formalia uppnåddes. Under arbetsprocessen fick skribenten mycket ny intressant information och kunskap som varit till bra hjälp för att kunna besvara syftet, vilket lett till en djupare förståelse för processerna bakom lyckade evenemang och bra evenemangsplanering. The aim of this degree thesis is to organize Arcada Student Union - ASK 20th annual ball, and thus create a deeper understanding of the work process behind the planning and managing the production of an annual ball with academic formalia. The subsidiary aim of this thesis is to document the arrangements for the annual ball, in order for ASK to be able to use the information as a tool for future annual balls and events. The writer therefore participates in all four event planning phases; the definition phase, the planning phase, the implementation phase and the evaluation phase. The work is carried out in collaboration with Arcada Student Union - ASK, and the aim is to organize a traditional, pleasant and memorable annual ball that satisfies both the expectations of the student union and the guests. Arcada Student Union - ASK traditionally celebrates its annual ball in mid-November and this time the annual ball was held on 18.11.2017. The main focus points during the annual ball are the solemn act, the dinner, speeches and the afterparty and a "sillfrukost" the day after. ASK annual ball plays a major role in bringing solidarity and a sense of togetherness among the students and graduates at Arcada. This thesis is practical and previous knowledge and experience of annual balls are used as the base. The theoretical basis is based on the four phases of event planning and current literature on the subject. The evaluation of the annual ball was done through observations and a qualitative research in the form of semistructured interviews of both the jubilee coordinator and nine guests. The results show that the annual ball was successful which indicates that the annual ball committee's job was well-managed. The results also indicate that although traditions and rules are important for an annual ball with academic formalia, it's important to bring new creative features to the final product. Based on observations and interviews, it can be noted that the aim of gaining a deeper understanding of the work process behind the planning and implementation of an annual ball with academic formalia was achieved. During the process, the writer received a lot of new and interesting information and knowledge, which led to a deeper understanding of the process behind successful events and good event planning.