Tilitoimiston muutosprosessi kohti sähköistä taloushallintoa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa toimeksiantajatilitoimistolle sähköisen taloushallinnon siirtymisen vaiheita ja niitä konkreettisia toimenpiteitä, joita se tilitoimistolta vaatii. Tilitoimisto voi käyttää opinnäytetyöstä saamiaan tuloksia oman toimintansa kehittämiseen. Työ painottui haastatteluihin, jotka kartoittavat tilitoimiston sisäisiä ajatuksia ja senhetkisiä mietteitä prosessista ja sen etenemisestä.

Työn teoriaosuudessa esitellään taloushallinto, sähköinen taloushallinto ja niiden osaprosessit. Teoria käsittelee myös tilitoimistojen nykytilaa Suomessa. Kehittämissuunnitelman taustalla oleva teoria sisältää SWOT-analyysin sähköisestä taloushallinnosta sekä siirtymisen vaiheet suunnitteluvaiheesta toteutusvaiheen kautta käyttöönottovaiheeseen. Empiirisessä osuudessa tutustutaan tutkimusmenetelmään, joka tässä opinnäytetyössä oli kvalitatiivinen. Tutkimuksen aineisto kerättiin teemahaastatteluilla. Haastatteluihin osallistui toimeksiantajatilitoimiston yrittäjä ja kaksi kirjanpitäjää. Tämän lisäksi haastateltiin myös tilitoimiston asiakasta, joka on toiminut sähköisessä taloushallinnossa useamman vuoden ajan.

Haastatteluista kävi ilmi, että muutosprosessi on yllättänyt tilitoimiston laajuudellaan ja haastavuudellaan. Projekti vaatii paljon sellaisia resursseja, joita tilitoimistolla ei ole ollut tarpeeksi käytettävissään. Tilitoimistoyrittäjän mukaan henkilöstön sitoutuneisuus on projektin tärkeimpiä osatekijöitä. Kirjanpitäjät arvioivat projektin olevan haastatteluhetkellä puolessa välissä ja alkuvaikeuksien jälkeen tilitoimiston tulevaisuudennäkymät ovat positiiviset.

The objective of this thesis is to survey the stages of a transition to digital financial management and to present the concrete procedures that the process requires of an accounting firm. In addition, the commissioner accounting firm will be able to exploit the results for developing its operations further. Based on interviews with the staff, the study focuses on the accounting firm’s internal opinions about the present outlook of the process and its progress.

The theoretical part of the thesis presents financial management, electronic financial management, and their sub-processes. This part also gives an overview of the present state of Finnish accounting firms. The development plan is based on a SWOT analysis of electronic financial management and the stages of transition from the planning stage through realisation to commissioning. The empirical part presents the research method, which in this thesis was qualitative. The participants in the interviews were the owner and two employees of the commissioner accounting firm, as well as a customer of the firm who has been using electronic financial management for several years.

The interviews show that the transition process has surprised the commissioner firm with its scope and challenging nature. The project requires a lot of such re-sources that the accounting firm does not sufficiently have at its disposal. Accord-ing to the owner, one of the most important factors for succeeding in the process is the commitment of the staff. At the moment of the interview, the bookkeepers estimated the project to be halfway through and, after the problems in the early stages, the prospects of the firm to be positive.