Kongressiopas Jyväskylän ammattikorkeakoululle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia kongressijärjestäjän opas Jyväskylän ammattikorkeakoulun käyttöön. Kongressioppaan sisältö ja rakenne kehitettiin kvalitatiivisen tutkimuksen avulla. Oppaan laatimisessa hyödynnettiin tutkimuksen lisäksi asiantuntijahaastatteluja, vertailukehittämistä ja tutkijan omia kokemuksia kongressien järjestämisestä.

Tutkimukseen kerättiin aineistoa puolistrukturoidun teemahaastattelun avulla. Tavoitteena oli selvittää, millaista sisältöä kongressijärjestäjän oppaaseen tarvitaan, jotta se palvelisi mahdollisimman hyvin Jyväskylän ammattikorkeakoulun henkilöstöä kongressien järjestämisessä. Tutkimuksella haluttiin myös kuva siitä, millä tavoin Jyväskylän ammattikorkeakoulu tukee kongressijärjestämistä tai voisi edistää sitä haastateltavien näkökulmasta.

Tutkimustulosten avulla selvisi, millaisia haasteita ja onnistumisia haastateltavat olivat kokeneet järjestämisprosessin aikana. Teemahaastattelun kautta saatiin myös suoria kehitysehdotuksia kongressioppaaseen ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun kongressitoiminnan kehittämiseen. Suurimmat haasteet koettiin kongressin käytännön järjestelyiden suunnittelussa, kuten aikataulutuksessa ja kongressien sisällön kokoamisessa. Suurimmat onnistumiset liittyivät vieraanvaraisuuteen ja pääpuhujien valintaan.

Tuloksissa kävi ilmi, että oppaalta toivottiin muun muassa konkreettisuutta, selkeyttä ja jatkuvasti päivittyvää tietoa. Tulokset kertoivat, että Jyväskylän ammattikorkeakoulun kongressitoimintaa parannettaisiin esimerkiksi asiantuntijuuden lisäämisellä, markkinoinnilla, henkilökunnan kannustamisella ja yhteistyön korostamisella.

Tämän opinnäytetyön tuloksena syntynyt opas sisältää muun muassa konkreettisia ohjeita, valmiita pohjia ja selkeän prosessikuvauksen kongressin järjestämisestä.

The purpose of the thesis was to create a congress organizer guide for JAMK University of Applied Sciences. The content and the structure of the Congress Guide was developed through a qualitative research. In addition to the research, expert interviews, benchmarking and the author own experiences of congress tourism were utilized in creating the guide.

Data was collected through a semi-structured thematic interview. The aim was to find out what kind of content was needed in the Congress Guide. Another aim was to see how JAMK University of Applied Sciences supported or promoted congress activities from the interviewees’ point of view. The results of the research gave an idea of the challenges and successes the interviewees had experienced during the organization process. The theme interview also provided direct development suggestions for the congress guide and congress activities at JAMK University of Applied Sciences.

The greatest challenges were faced with the planning of the practical arrangements of the congress. On the other hand, hospitality and the choice of key speakers were seen as a strength. The results showed that the guide was hoped to be tangible and clear. The Congress Guide should also be updated constantly. Based on the study, JAMK University of Applied Sciences' congress activities could be improved by increasing expertise, better marketing, motivating staff, and emphasizing co-operation.

The Congress Guide that has emerged as a result of the thesis contains concrete instructions, prepared forms and a clear process description for congressional organization.