Esimiestyön tehostaminen palveluyrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Lassila & Tikanoja Oyj, ja tutkimuksen kohteena olivat Tampereen kiinteistönhuoltoyksikön esimiehet. Tutkimuksessa pyrittiin tehostamaan esimiestyötä kohdeorganisaation yksikössä tarjoamalla suosituksia ja konkreettisia ohjeita ajanhallintaan, organisointiin ja suunnitteluun. Tutkimuksen ensisijainen tavoite oli tuottaa keinoja ja arvokasta informaatiota esimiesten käyttöön, jotta yksikön työtehtävät saataisiin tehtyä tehokkaammin ajallaan. Kyseessä oli tavoitepohjainen työelämän kehittämistyö. Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä syvennyttiin ajanhallinnan, organisoinnin ja suunnittelun teorioihin alan tietolähteiden avulla. Tutkimuksen empiirinen osuus toteutettiin laadullisen tutkimuksen menetelmin haastattelemalla yksikön esimiehiä. Haastattelumuodoksi valikoitui teemahaastattelu, joka sisälsi puolistrukturoidun haastattelun elementtejä. Tutkimustulokset teemoiteltiin, ja niiden ydinhavainnot kirjoitettiin puhtaaksi propositiotason litteroinnilla. Tuloksia myös analysoitiin viiden miksi-tekniikan avulla tutkittavien ongelmien juurisyiden selvittämiseksi. Tutkimustulokset osoittivat esimiesten ajanhallinnallisten haasteiden olleen monisyisiä, mutta pääsyyksi selvisi työnkuvan laaja vastuu. Esimiehiltä vaaditut alaisten ja asiakkaiden tarpeiden huomiointi, hallinnollisten töiden hoitaminen ja useiden eri tahojen tiedonsaantikanavana toimiminen olivat hankaloittaneet työtehtävistä suoriutumista ajallaan. Tutkimuksen suosituksina esitettiin mm. rauhoitetun työajan järjestämistä, delegoinnin, sähköpostin, työnjaon ja kokouskäytäntöjen tehostamista, yhteisen suunnittelun lisäämistä sekä keinoja kiireestä palautumiseen. Jatkotutkimusaiheina esitettiin tutkimuksen toteuttamista muissa kiinteistöhuoltoyksiköissä ja suunnittelukalenterin laatimista kausitöihin.

The commissioning organization of the thesis was Lassila & Tikanoja Oyj and the research subjects were the managers of Tampere facility services unit. The scope of the research was to enhance managerial work by offering recommendations and guidelines regarding time management, organizing and planning. The primary objectives of the research were to provide valuable information and versatile ways for the managers to utilize, so that the unit’s work tasks could be done more efficiently on time. The research was an objective-based development of working life. In the theoretical framework of the thesis, theories of time management, organizing and planning were introduced, based on diverse literature and electronic sources. The empirical part of the research was done with qualitative methods by interviewing the managers of the unit. The interview was theme-based, but also included the elements of a semi-structured interview. The research results were presented under three themes, under which the core findings were transcribed. The results were analyzed with the five why’s –technique, which enabled the clarifying of the root causes of the research problems. The results indicated that the managers’ challenges of time management were miscellaneous, but the main reason for them turned out to be large areas of responsibility. The duties of recognizing the needs of subordinates and customers, dealing with administrative work and operating as a communication channel for several parties had complicated the managers’ capabilities to complete their work tasks on time. As recommendations, arranging peaceful working hours, enhancing delegation, use of email, work distribution and meeting policies, increasing common planning and offering ways for recovering from rush, were provided. As possible topics for follow-up researches, repeating the research in other units and formulating a common planning calendar regarding seasonal work, were suggested.