Preliminary report for a PLM project

Abstract

A need for a better document management system was becoming imminent within Stresstech, and Product Lifecycle Management (PLM) was selected as a preferred approach. There was a real need to plan things first to ensure an easier purchase and commissioning process later. The objective was to plan the entire process from the current situation to an optimal product data management environment and form a set of development projects to be suggested to the company management. The projects needed to be realistic and the execution would have to be possible without major external resources. The efficiency of the execution had also to be as good as possible to prevent a possible failure of the whole process. The focus of the projects was both on the project value and change management because tracking only the budget and deadline would not have worked with complex projects having a vast scope. The starting point was formed and there was room for employees to comment and give suggestions about the aspects to be improved to achieve the goal. This was transformed into a description called PLM Vision. A vision was formed, introduced and there was room for comments. The vision would function as a description about the desired state and it could be used during the whole process to check that everything would be on track. The transformation from the starting point to the vision was covered through three development projects. Each was required for a successful implementation and they were planned in a way that a concurrent execution was possible in many phases. Having the vision and development projects planned was only the starting point. It was meant as a good foundation to maximize probabilities for a successful implementation and efficient Product Lifecycle (data) Management after the projects will be closed.

Tarve paremmalle dokumenttienhallinnalle oli osoittautumassa väistämättömäksi Stresstech Oy:ssä ja tuotteen elinkaarenaikainen tiedonhallinta (PLM) valittiin ensisijaiseksi vaihtoehdoksi. Toteutettiin kattava esisuunnittelu, jotta myöhemmin tapahtuva järjestelmän hankinta ja käyttöönotto sujuisi mahdollisimman helposti. Tavoitteena oli suunnitella koko prosessi nykytilanteesta optimaaliseen tuotetiedon hallintaan ja määritellä kehitysprojektit joita ehdotetaan yrityksen johdolle eteenpäin vietäväksi. Projektien piti olla toteutettavissa ilman merkittäviä ulkopuolisia resursseja. Myös toteutuksen tehokkuus piti olla mahdollisimman hyvä, jotta voitaisiin välttää kokonaisprosessin keskeytyminen ja epäonnistuminen. Projektien painopiste oli sekä projektien tuomissa hyödyissä ja onnistuneessa organisaation sisäisten muutosten läpiviennissä. Pelkkä projektin budjetin ja aikataulun seuranta ei ollut riittävä seuranta monimutkaisia ja laajoja kokonaisuuksia käsitteleville projekteille. Lähtötilanne kartoitettiin ja työntekijöille annettiin mahdollisuus osallistua. Kommentteja kerättiin siitä, mitä yrityksen nykyisessä tiedonhallinnassa pitäisi kehittää. Kerätystä tiedosta muodostettiin PLM Visio. Vision tarkoituksena oli toimia kuvauksena halutusta lopputuloksesta. Kuvauksen avulla pystytään vertaamaan projektien etenemistä haluttuun lopputulokseen. Muutosprosessi lähtötilanteesta haluttuun lopputulokseen toteutettaisiin kolmella kehitysprojektilla. Jokainen projekti mahdollistaa osaltaan tavoitteiden saavuttamisen ja ne rajattiin siten, että samanaikainen toteuttaminen onnistuisi mahdollisimman helposti. Projektien suunnittelussa pyrittiin maksimoimaan onnistumistodennäköisyys ja minimoimaan riskit.