Lean-työkalujen käyttöönoton haasteet A-Insinöörit Oy:ssä

Abstract

Muutos on nykyajan liiketoiminnassa pysyvä tila. Yritysten tulee vastata yhä nopeammin muuttuviin asiakkaiden toiveisiin, kiristyneeseen kilpailutilanteeseen sekä teknologian kehityksen mukanaan tuomiin haasteisiin. Tästä syystä yritysten tulee olla valmiita kehittämään jatkuvasti niin työvoimaansa kuin tuotteitaan. Lean-ajattelutavalla pyritään parantamaan asiakastyytyväisyyttä ja laatua, pienentämään toiminnan kustannuksia ja lyhentämään tuotannon läpimenoaikoja. Lean-prosessissa oikea määrä oikeanlaatuisia asioita tapahtuu oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Samalla pyritään vähentämään turhia työvaiheita. Lean-menetelmään kuuluu olennaisena osana myös jatkuvan parantamisen periaate.

A-Insinöörit Oy haluaa kehittää toimintatapojaan ja lyhentää prosessien läpimenoaikaa lean-työkalujen käytön avulla. Tätä varten koulutettiin 30 henkilön ryhmä BatCat-muutosagentteja, joille opetettiin erilaisten lean-työkalujen (ohjelmistojen ja toimintatapojen) käyttöä. Ajatuksena on, että BatCat-muutosagentti voidaan kutsua auttamaan projektiryhmää lean-työkalujen käy-tössä aloitettaessa uusia projekteja. Koulutuksesta huolimatta lean-työkalujen käyttöönottoon on huomattu liittyvän haasteita ja esteitä. Opinnäytetyön tarkoituksena on BatCat-koulutetuista valitun tutkimusryhmän haastattelujen avulla selvittää, mitkä ovat lean-työkalujen käyttöönoton esteet ja haasteet.

Haastattelujen vastausten perusteella koulutettujen menetelmien voidaan sanoa tuottaneen lisäarvoa niissä projekteissa, joissa niitä ollaan käytetty. Hyödyllisimpinä ja eniten lisäarvoa tuottavina menetelminä haastatellut pitivät aikataulutusmenetelmiä ja -ohjelmistoja sekä erilaisia fasilitointimenetelmiä. Lean-menetelmien käyttö koettiin hyödylliseksi erityisesti suurissa allianssi-muotoisissa projekteissa sekä projektien suunnitteluvaiheessa. Haastatellut kertoivat menetelmien käytön vaativan jatkuvaa harjoittelua ja he toivoivat lisäkoulutusta menetelmien käyttöön sekä konkreettisia esimerkkejä projekteista, joissa menetelmiä on käytetty onnistuneesti.

Muutosprosessissa tärkeää on, että kaikki muutokseen osallistuvat tahot ovat koko muutosprosessin ajan tietoisia tapahtumista ja muutoksen päämäärästä. Muutosprosessiin kuuluukin tärkeänä osana muutosviestintä ja muutoksen seuranta. Oikein toteutettuina nämä toimet sitouttavat muutoksen osapuolia prosessiin ja helpottavat sietämän muuttuvia olosuhteita sekä nopeuttavat muutosprosessin läpivientiä onnistuneesti.

Change is a constant status in modern business environment. Companies must be willing to develop constantly their products and employees to response to clients’ demand, more intense competition and challenges created by technological development. Lean thinking aims in improving the customer satisfaction and product quality, reducing the expenses and shortening the lead time of processes. In lean process, right things happen in the right time in the right place. At the same time the aim is to reduce unnecessary work stages. One of the most important lean principles is the idea of constant improving.

A-Insinöörit Oy wants to develop their procedures and shorten the lead time by using lean thinking and certain lean tools. The company has trained a group of 30 people to work as BatCat transition agents. The group was trained to use different lean programs and procedures in project work. The idea is that any project group can ask one of the BatCats to come and introduce the lean tools to the group and help to start the project in a lean way. Despite the training there has been some challenges and resistance in using the lean tools and procedures in projects. The aim of this Master’s thesis is to examine these challenges and resistance by interviewing some of the BatCat transition agents.

Based on the interviews the lean tools and lean procedures have been useful and added value to the projects they have been used in. The most valuable and useful tools and procedures have been the scheduling programs and facilitation methods. According to the interviewees, lean procedures were especially useful in large and in alliance projects as well as in the early stages of project planning. Interviewees told that the use of lean procedures and tools requires constant practice and they hope to receive more training in the future. According to the interviewees it would be empowering to hear about projects that have been executed in a lean way and have succeeded.

In a change process it is important to keep all the interest groups aware of the actions taking place and of the direction of the changes. One of the most important things in a transition process is to communicate all the actions and goals clearly. Monitoring the transition is important as well. If monitoring and communication are executed in a proper way it engages the different members in the transition process and helps them to tolerate the changing conditions. Successful communication and proper monitoring speed up the transition.