Tilikartan uudistaminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana oli kaupan alalla toimiva yritys, jossa hoidetaan myös samojen omistajien muiden yritysten kirjanpitoa. Yritykset ovat osake- ja henkilöyhtiöitä. Kirjanpito-ohjelman vaihtuessa syntyi tarve myös tilikarttojen muokkaamiseen. Työn tarkoituksena oli suunnitella kullekin yritykselle räätälöity tilikartta ja siirtyä sen käyttöön. Tavoitteena oli uudistaa yritysten tilikartat niin, että niissä on huomioitu ulkoiset vaatimukset ja sisäinen raportointitarve.

Opinnäytetyö oli toiminnallinen ja siinä käytettiin konstruktiivista tutkimusotetta. Työn aluksi tutustuttiin teoriatietoon sekä kohdeyritysten liiketoimintaan ja seurantatarpeisiin. Tutkimusmenetelminä käytettiin havainnointia, haastattelua ja ryhmäkeskusteluja. Niiden pohjalta laadittiin yrityksille soveltuvat tilikartat. Toimeksiantajan hyväksynnän jälkeen tilikartat syötettiin yritysten kirjanpito-ohjelmiin ja kirjaajat koulutettiin uusien tilikarttojen käyttöön. Lopuksi työstä kirjoitettiin tämä raportti. Raportin teoriaosuus käsittelee tilikarttoihin kohdistuvia ulkoisia ja sisäisiä vaatimuksia. Liitteinä on näytteitä tilikartoista. Niiden tietoja on osin muokattu tunnistamattomiksi toimeksiantajan pyynnöstä.

Uusi kirjanpito-ohjelma vaati tilikarttaan arvonlisäverolliset tilit. Aiempiin tilikarttoihin oli yritystoiminnan muuttuessa kolmenkymmenen vuoden aikana tehty muutoksia ja lisäyksiä. Uusissa tilikartoissa on huomioitu viimeisimmät lakimuutokset ja nykyiset seurantatarpeet. Ne ovat ryhmittelyltään selkeät, ja numeroinnin väljyys jättää tilaa tulevia lisäyksiä varten. Tilikartat noudattelevat suurelta osin yleisesti käytössä olevaa Liikekirjurin tilikarttaa.

Tilikartan muuttuminen arvonlisäverolliseksi ja siitä johtuva yhden kuluerän jakautuminen usealle tilille vaikeuttaa saldojen vertailua edellisiin kausiin. Kehittämällä kirjanpito-ohjelman raportteja näyttämään vertailutiedot kulueräkohtaisesti yritysten johdon on helpompi seurata muutoksia. Myös itse tilikarttaa on jatkossakin muokattava, koska liiketoiminnan kehittyessä ja ulkoisten vaatimusten muuttuessa myös seuranta- ja raportointitarpeet muuttuvat.

This thesis was commissioned by a wholesale company, which also handles the bookkeeping of other businesses with the same ownership. These businesses are private limited companies and partnerships. When changing their bookkeeping software, the need to also modify the charts of accounts emerged. The purpose of this thesis was to design a customized chart of accounts for each of the companies and to implement them. The goal was to update the charts to meet all the external and internal requirements.

In this functional thesis, a constructive research approach was used. Obtaining a comprehensive understanding of the topic and the needs of the target companies was the first objective. This was achieved by literature study, observation, an interview and group discussions. Based on these, the customized charts of accounts were designed. After the commissioner’s approval, the charts of accounts were inserted into the bookkeeping software and the users were trained to use them. Finally, this report was written. The theoretical part studies the essential external and internal requirements for the chart of accounts. The appendices contain samples of charts. In order to maintain confidentiality, they have been partially redacted at the request of the commissioner.

The previous charts of accounts were used for thirty years and much had changed during that time. Unlike the previous one, the new bookkeeping software required VAT-based accounts. The new charts take all the latest legal and internal reporting requirements into account. The charts are grouped logically and their arrangement leaves room for future additions. They are greatly in line with an often-used reference, Liikekirjuri Chart of Accounts.

The VAT-based accounts divide one expense item into multiple accounts, which makes it difficult to compare the balance with the one of previous accounting periods. The difficulty can be avoided by developing the bookkeeping program reports to sum up the balances of the same expense item. The companies must also continue developing their charts of accounts, as there will always be changes in the reporting needs.