Kohti sähköistä arkistoa : Esiselvitys Turun rakennusvalvonnan pitkäaikaissäilytyksestä

Abstract

Julkishallinnon prosessit ovat digitalisoituneet viime vuosina. Kun prosessit digitalisoituvat, myös arkistoinnin pitää olla sähköistä. Sähköisellä arkistoinnilla eli sähköisellä pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan aktiivista toimintaa, jolla varmistetaan tiedon säilyminen. Pitkäaikaissäilytyksen kohteena ovat organisaation toiminnassa syntyneet sähköiset asiakirjat.

Opinnäytetyössä tutkittiin rakennusvalvonnan pitkäaikaissäilytyksen tarpeita ja vaatimuksia. Tutkielma oli tapaustutkimus Turun kaupungin rakennusvalvonnasta. Tutkimusmenetelmänä oli triangulaatio, jossa yhdistetään useita aineistolähteitä ja näkökulmia. Tutkimuksen lähdeaineistona olivat kaupungin toimintatavoitteisiin vaikuttavat dokumentit, viranomaispäätökset ja -suositukset sekä työtä varten laaditut käyttäjätarinat. Tulkinta tehtiin näiden pohjalta aineistolähtöisesti.

Tutkielman tuloksena syntyi esiselvitys tarpeista ja vaatimuksista, jotka koottiin vaatimusluetteloon aineiston pohjalta. Vaatimusluettelo sisältää toimintalähtöiset, käyttäjälähtöiset, ei-toiminnalliset ja toiminnalliset vaatimukset. Tulosten mukaan rakennusvalvonnan digitaalista prosessia pitää yhä kehittää, jotta se täyttäisi pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset. Rakennusvalvonnan asiankäsittelyyn pitäisi liittää tiedonohjaus, käsittelyn päätyttyä asiakirjojen tulisi siirtyä tiedonohjauksen ohjaamina sähköiseen säilytysjärjestelmään ja lisäksi tarvitaan käyttöliittymä erilaisia asiakkaita varten. Selvitystyötä jatketaan tutkielman pohjalta hankintaa varten.

Digitalization is a big part of Finnish society. While organizations’ processes are digitalized, archiving can’t be manual anymore. Long-term preservation means active archiving of the documents in electronic environment.

The objective of this thesis was to research the requirements and necessities of long-term preservation. The thesis was a case study of the Building Control of Turku City. The methodological choice was triangulation, the use of different documentation and points of view as the basis of analysis. The data included the srategy and the Enterprise Architecture of the City as well as the decisions and recommendations of archive authorities. Some user stories based on the theory were created and used to help find the needs of different user groups of the information system.

The thesis resulted in the model of requirement statements. It included requirements based on the aims of the City, user requirements, functional and non-functional require-ments. The digital processes of the Building Control must be better applicable to long-term preservation. There is a need to develop electronic record management, the system for long-term preservation and customer service of the archive. To achieve the system needed, Turku City needs to continue planning.