Tapahtuman järjestäminen ja markkinointiopas Hämeenraitille ja sen sidosryhmille

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella onnistunut tapahtuma ja markkinointiopas toimeksiantajalle, Hämeenraitille. Tapahtuman tavoitteena oli Kanta- ja Päijät-Hämeen maaseututoimijoiden verkostoituminen, virkistäytyminen ja koulutus. Markkinointioppaan tavoitteena on ohjeistaa Hämeenraittia ja sen sidosryhmiä tulevien tapahtumien markkinoinnissa. Tapahtumaa ei ollut ennen järjestetty ja minkäänlaista markkinointiopasta ei Hämeenraitilla ollut ennen käytössä.

Tämän konstruktiivisen tutkimustyön käytännön osuudessa käsitellään, kuinka Hämeenraitti 4 US Camp -tapahtuma rakentui. Käytännön osuus käsittelee tapahtumajärjestämisen aiheita samassa järjestyksessä tietoperustan kanssa. Osuudessa paneudutaan etenkin tapahtumajärjestämisen prosessiin, lähtökohtiin ja markkinointiin.

Opinnäytetyön lopputuloksena voidaan todeta, että järjestetty tapahtuma oli kokonaisuutena onnistunut. Tapahtumaan osallistui noin 70 henkilöä ja palaute oli enimmäkseen positiivista. Tapahtuma pääsi tavoitteisiinsa ja samalla lisäsi Hämeenraitin sekä opinnäytetyön tekijän osaamispääomaa tapahtuman järjestämisen kannalta. Toisena tuotoksena syntynyt markkinointiopas luotiin sellaiseksi, että siitä on hyötyä niin kokeneille markkinoinnin ammattilaisille kuin myös vähemmän kokeneille ihmisille. Opas on selkeä ja helposti ymmärrettävä kokonaisuus, josta on hyötyä kaikkien sidosryhmien tapahtumien markkinointia mietittäessä. Koko tämä prosessi on opettanut, että yksinkertaisenkin tapahtuman suunnittelemisessa ja markkinoinnissa on paljon asioita, joihin täytyy kiinnittää huomiota.

The primary object of this thesis was to plan a successful event and a marketing guide for Hämeenraitti. The object of the event was to allow country actors of the Häme region to network, refresh and educate. Object of the marketing guide is to give instructions for Hämeenraitti and its stakeholders on how to market their upcoming events. The event was new and there was no guide in use before.

The practical part of this constructive research explains how the Hämeenraitti 4 US Camp event was built. The practical part covers subjects of the event management in the same order as the theory part. In this thesis the focus is especially on the event management process, starting points and marketing. Event marketing is covered more closely in the guide which is attachment of this thesis. At the same time different ways of marketing communications are also covered from more general perspective.

The conclusion of this thesis is that the organized event was successful. Approximately 70 people participated in the event and their feedback was mostly positive. The event reached its objectives and at the same time increased the intellectual capital of the author of this thesis and Hämeenraitti as an organization. Second output, the marketing guide was built to benefit both experienced marketers and less experienced ones. The guide is simple and easy to understand. It will help to market every event of the stakeholders. This whole process has taught that there are many things to consider when planning and marketing even a simple event.