HANKINTATOIMINTAAN LIITTYVÄT RISKIT PUOLUSTUSVOIMIEN LOGISTIIKKALAITOKSESSA

Abstract

Opinnäytetyön aihe saatiin Puolustusvoimien logistiikkalaitoksen esikunnan kaupalliselta osastolta, jossa opinnäytetyöntekijä aloitti hankintasihteerinä lokakuussa 2016. Opinnäytetyössä tutkittiin mitä työkaluja käytetään riskienhallinnassa, ketkä osallistuvat riskienhallintaan, miten riskienhallinta dokumentoidaan ja missä vaiheessa hankintaa riskienhallinta toteutetaan.

Riskienhallintaan vaikuttavat organisaation sisäiset ja ulkoiset vaatimukset. Puolustusvoimien riskienhallintanormin viitekehys on ISO 31000 –standardi. Hyvä riskienhallinta edistää tavoitteiden saavuttamista ja hankintojen onnistumista. Hankintatoimi auttaa muuta organisaatiota hoitamaan perustehtäväänsä. Opinnäytetyön tavoitteena oli auttaa hankintojen riskienhallinnan kehittämistä.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä oli laadullinen tutkimus. Keskeisimmät lähteet opinnäytetyössä olivat organisaation normit riskienhallinnasta, hankintaohjeista, laadunvarmistuksesta ja projektiohjeista. Teoriaosuuden lähteinä olivat myös muu kirjallisuus riskienhallinnasta, hankinnoista sekä valtiovarainministeriön julkaisut aiheista.

Johtopäätöksenä voitiin todeta, että hankintatoimessa käytettiin normien mukaisia toimintatapoja. Riskienhallintanormi ohjaa tunnistamaan negatiivisia ja positiivisia riskejä, mutta myönteisten mahdollisuuksien tunnistaminen oli vähäistä haastateltujen asianhoitajien mukaan. Riskien tunnistamiseen olisi hyvä olla monipuolisemmin työkaluja. Riskienhallinta dokumentoitiin asiakirjoina, mutta asiakirjat olivat hallintoyksiköiden lähiarkistoissa ja sieltä tiedon etsiminen oli vaivaloista, joten organisaatiossa olisi hyvä olla tietopankki, johon projektiohjeen mukainen hankinnan Lessons Learned –dokumentti tallennettaisiin. Lisäksi riskienhallinnasta saatava hyöty tulisi saada näkyvämmäksi.

The topic of the thesis was obtained from the Finnish Defence Forces Logistics Command HQ, Commercial Division, where the thesis author started as a procurement secretary in October 2016. The thesis investigates which tools are used in risk management, who participates in risk management, how risk management is documented and at what stage the risk management is implemented.

Risk management is influenced by internal and external requirements of the organization. The hedging instrument's risk management standard reference framework is the ISO 31000 standard. Good risk management contributes to the achievement of goals and the success of procurement. Procurement will help other parts of the organization to carry out its core task. The aim of this thesis is to help develop the procurement risk management.

The research method in this thesis is qualitative research. The most important sources in the thesis were organizational norms on risk management, procurement guidelines, quality assurance and project guidelines. Also source of the theoretical part is also other literature on risk management, procurement and publications by the Ministry of Finance on these topics.

As a conclusion, it can be stated that the procurement procedure uses the normative practices. The Risk Management Guidelines guide the identification of negative and positive risks, but the identification of positive opportunities was limited by the interviewed attorneys. It would be good to have more tools to identify the risks. Risk management is documented as documents, but the documents are in the archives of the administrative units and searching information from there is difficult, so in the organization it would be good to have a data bank to store the Lessons Learned document in accordance with the project manual. In addition, the benefit of risk management should be more visible.