Project Management in SAP EHS Fiori Cloud Development

Abstract

This thesis was written for a company, which uses SAP ERP EHS (Environment, Health and Security) component globally for storing and maintaining chemical data and documents. A need for renewing the current Chemical Database portal for displaying Material Safety Data Sheets (MSDS) and Work Safety Cards (WSC) was faced since its maintenance ended in December 2016.

The objective of this thesis was to raise questions about managing small projects and the purpose was to provide a framework, a guide for Project Management in small projects. Projects are commonly defined as ‘small’ based on their length, scope, and budget. This thesis covers all the phases of a project lifecycle and reflects them to project management methods such as waterfall, agile and hybrid. The hybrid project method offers the benefits of defining project the same way as in waterfall, but is as flexible and iterative when testing prototype as the agile method. In addition to the project management point of view, this thesis provides an insight of the solution that was built on the new technology, SAP Fiori Cloud platform, and its user experience and architecture.

Since user experience was one of the most important requirements in SAP EHS Fiori Cloud project, research for usability of the old portal was conducted and analyses were taken into consideration in the new solutions’ definition and design phase.

The purpose of the project was to provide a fast, user-friendly, and reliable new solution for searching and displaying chemical documents for the end users working on mills globally. Another purpose was restricting the visibility to chemical documents, with authorizations based on plant and business areas.

SAP EHS Fiori Cloud project was completed with fulfilling most of the requirements with some delays in the schedule and deviation of budget. The end-product, new application for searching chemical documents, was implemented to the production system in January 2018 and in the future its development will continue.

In the future, this thesis can be used as a project management guide and supporting document for building structure to small projects.

Opinnäytetyö toteutettiin yritykseen, joka käyttää toiminnanohjausjärjestelmässään SAP EHS (Environment, Health and Safety) -komponenttia globaalisti kemikaalitietojen ja -dokumenttien ylläpitoa varten. Kemikaalidokumenttien eli käyttöturvatiedotteiden ja käyttöturvallisuuskorttien hakua ja katselua varten syntyi tarve uudistaa vanha portaali, jonka ylläpitotuki oli päättynyt vuonna 2016.

Työn tavoitteena oli tuoda esille pienten projektien projektihallinnan kysymyksiä ja tarkoituksena oli tuottaa pienten projektien hallintaa varten ohjeistus, jonka avulla projektin hallintaa voidaan toteuttaa mahdollisimman tehokkaasti. Yleisesti pienet projektit määritellään niiden pituuden, laajuuden ja budjetin mukaan. Opinnäytetyö kattaa kaikki projektin vaiheet peilaten niitä eri projektimenetelmiin kuten vesiputous-, ketterä ja hybridimalli. Hybridimallissa projektin määrittelyvaihe toteutettiin samalla tavalla kuin vesiputousmallissa, mutta testaus tehtiin iteroivasti kuten ketterässä menetelmässä. Opinnäytetyö tarjoaa myös näkökulman uuteen teknologiaan, SAP Fioriin, sen käyttäjäystävällisyyteen ja arkkitehtuuriin.

Koska yhtenä tärkeimmistä vaatimuksista SAP EHS Fiori -projektissa pidettiin sovelluksen käyttäjäystävällisyyttä, projektin aikana toteutettiin tutkimus käyttäjäkokemuksista nykyisestä portaalista ja tulosten analyysi otettiin huomioon uuden sovelluksen määrittelyssä ja suunnittelussa.

Projektin tarkoituksena oli toteuttaa loppukäyttäjille, eli kemikaaleja tehtailla käsittelevälle henkilöstölle, käyttäjäystävällinen, nopea ja luotettava ratkaisu kemikaalien dokumenttien hakua ja katselua varten. Uuden sovelluksen oli katettava kaikki tarvittavat kieliversiot, sillä sen tuli olla käytettävissä globaalisti. Tarkoituksena oli myös rajata loppukäyttäjien käyttöoikeuksia dokumenttien näkyvyyteen tehdas- ja liiketoiminta-alueittain.

SAP EHS Fiori Cloud -projekti toteutui lähes määriteltyjen tarpeiden mukaisesti jonkin verran aikataulusta ja budjetista poiketen. Projektin lopputuote, uusi kemikaalitietodokumenttisovellus, otettiin käyttöön tammikuussa 2018, ja sen kehitystä jatketaan.

Tätä opinnäytetyötä voidaan tulevaisuudessa käyttää projektinhallintaan sekä sitä tukevana dokumenttina pienissä projekteissa.