Prosessien laatuongelmien toteaminen tilitoimistossa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää prosesseille asetettujen laatuvaatimusten toteutuminen auktorisoidun tilitoimiston osastolla x. Prosessien tutkimisen lähtökohtana oli tilitoimiston omat laatuvaatimukset sekä Suomen Taloushallintoliitto Oy:n ohjeistus hyvästä tilitoimistotavasta. Prosessien kuvaamisen ja niihin liittyvien riskien kartoittamisen lisäksi opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia myös mahdollisuutta sisällyttää sisäisen valvonnan menetelmiä osana osaston päivittäisiä prosesseja. Tätä selvitettiin suorittamalla suppea sisäinen tarkastus keskittyen ostolaskuprosessiin.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsitteli sekä laadunhallinnan että sisäisen valvonnan ja tarkastuksen merkitystä osana auktorisoidun tilitoimiston laadunvarmennusta. Opinnäytetyön empiirinen osa toteutettiin laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena ja tiedonkeruumenetelmänä käytettiin osallistuvaa havainnointia.

Tutkimuksen mukaan suurin osa prosesseista täytti sekä tilitoimiston että Taloushallintoliiton asettamat laatuvaatimukset. Tutkimus osoitti myös, että suurimmat puutteet liittyivät organisaation sisäiseen viestintään sekä työntekijöiden kouluttamiseen. Tämän lisäksi sisäisessä tarkastuksessa havaittiin ostolaskuprosessiin liittyviä virheitä, joihin osastolla puututtiin.

Tutkimuksessa saatujen tulosten perusteella prosesseihin tehtiin muutoksia laadun varmistamiseksi. Sisäinen valvonta suoritettiin onnistuneesti, ja tarkastuksia jatketaan myös tulevaisuudessa osana osaston päivittäisiä prosesseja.

The goal of the thesis was to find out how the processes meet the set quality standards in department x of a certified accounting firm. The quality of the processes was compared with the accounting firm’s own quality standards as well as the guidelines for good industry practice by the Association of Finnish Accounting Firms. In addition to drawing up process descriptions and identifying risks related to these processes another goal of the thesis was to study the possibility of incorporating internal control practices into the department`s daily processes. This was clarified by conducting a limited internal audit focusing on the purchase invoice process.

The theoretical framework of the thesis addressed the meaning of quality controls as well as internal control and audit as part of a certified accounting firm´s quality assurance. The empirical part of the thesis was made by using a qualitative research method and participatory observation was used as a tool for collecting the data.

The results from the study showed that most of the processes studied in department x met the quality requirements set by the accounting firm and the Association of Finnish Accounting Firms. The study also suggested that the biggest shortcomings were related to internal communication throughout the organisation and the lack of effective employee training. In addition, the results of the internal audit conducted showed some errors related to the invoice processing that has been dealt with in the department.

Based on the results obtained from the research, changes were made to the processes for quality assurance. The internal control was carried out successfully and audits will be conducted in the future as part of the department´s daily processes.