Sopimushallintaprosessi kohdeyrityksessä

Abstract

Tämän yritysjuridiikan opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia kohdeyrityksen sopimushallinnan tilaa ja löytää ongelmakohtia sopimushallintaprosessin kehittämisen näkökulmasta. Laajempana tavoitteena oli lisätä tietoisuutta sopimushallinnan merkityksestä pienyritykselle. Pyrkimyksenä oli löytää sopimushallinnan käytänteet, jotka soveltuvat kohdeyrityksen käytännön sopimushallintaan. Varsinaiset sopimusriskit rajattiin tämän opinnäytetyön ulkopuolelle. Riskien hallintaa käytiin läpi ennakoivan sopimisen näkökulmasta.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmä on laadullinen teemahaastattelu. Kohdeyrityksen sopimuksista vastaavia henkilöitä haastateltiin kolmen sopimushallinnan teeman aiheista ja tarvittaessa esitettiin tarkentavia lisäkysymyksiä. Haastatteluteemoina olivat sopimukset ja niiden solmiminen, sopimushallinnan ongelmat sekä sähköinen sopimushallinta. Haastattelun aikana kartoitettiin sopimushallinnan nykytilaa ja siihen liittyviä haasteita. Haastattelun tuloksia analysoitiin sopimusoikeuden teoriaan pohjautuen ja tuloksena löydettiin kehittämiskohteita, joita kohdeyritys voi hyödyntää sopimushallintaprosessissaan.

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä sopimushallinta koetaan usein haasteelliseksi ja se jää helposti muiden toimintojen varjoon. Sopimusoikeuden tuntemuksella ja yrityksen toimintaan soveltuvalla sopimusprosessilla pystytään saavuttamaan kilpailuetua markkinoilla. Sopimushallinnan suunnittelulla pystytään myös ennakoimaan sopimushallintaan liittyviä riskejä. Digitalisoimalla sopimushallintaprosessi tehostetaan yrityksen toimintaa kustannustehokkaammaksi. Lisäksi sähköisten palveluiden hyödyntäminen säästää yrittäjien aikaa ydinliiketoimintojen hoitamiseen.

Tämän opinnäytetyön tuloksena syntyi sopimusprosessin kuvaus oikeudellisesta näkökulmasta kohdeyrityksen tarpeisiin. Sopimusoikeuden teoriaa käytiin läpi kirjallisuuden ja lakien kautta ja kohdeyrityksen nykytilaa kartoitettiin teemahaastelun keinoin. Ennakoivaa sopimista tarkasteltiin riskien hallinnan kannalta. Tuloksena syntyi sopimusoikeuden käytänteet, jotka soveltuvat parhaiten kohdeyrityksen tarpeisiin. Sopimushallinnan todettiin olevan kohdeyrityksessä hyvällä tasolla. Tärkeimpiä kehityskohteita löydettiin sopimusten tekoprosessista sekä sähköisten arkistointipalveluiden hyödyntämisestä. Sopimushallintaan liittyviä riskejä löytyi paljon ja ne rajattiin tämän opinnäytetyön ulkopuolelle. Sopimusriskeissä olisi paljon tutkittavaa. Niiden tunnistamisella yrityksen olisi mahdollista parantaa sopimushallintaansa entisestään ja saavuttaa etua markkinoilla kilpailijoihin nähden.

The purpose of this thesis was to investigate the state of the contract management in the case company and to find the problem points in the contract management process. The longer goal was to raise awareness of the importance of contract management to a small business. The aim was to find contract management practices that are suitable for contractual management in the case company. The actual contractual risks were excluded from this thesis. The risk management was examined through the perspective of proactive contracting.

The research method in this thesis is a qualitative theme interview. The persons responsible of contract management were interviewed on the topics of the three-contract management tee-issues and, if necessary, specific supplementary questions were tabled. The interviews included contracts and their conclusion, contract management problems and electronic contract management. During the interview, the current state of contract management and related challenges were charted. The results of the interview were analysed based on the theory of contract law and found the development targets that the case company can use in its contract management process.

In small and medium-sized companies, contracting management is often challenged and easily falls under the other functions. Know-how of the contract law and the suitable contract process for the operation of the company can achieve competitive advantage in the market. Planning of contract management can also predict the risks associated with contract management. By streamlining the contract management process, the company's operations are more cost-effective. In addition, utilizing e-services saves time for entrepreneurs to handle core business.

The result of this thesis was the description of the contract process from a legal point of view to the needs of the case company. The theory of contract law was reviewed through litigation and laws and the current state of the case company was examined by using theme interview. The proactive contracting was considered of the risk management point of view. The result was contract law practices that are best suited to the case company's needs. Contract management was found to be at a good level in the case company. The most important development targets were found in the process of contracting and the utilization of electronic services. There were a lot of risks associated with contract management and they were excluded from this thesis. The contractual risks would be far more insightful and by identifying them, the company would be able to improve its contract management further and gain market advantage over its competitors.