Sisäinen viestintä osana projektitoimintaa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitkä ovat Valmet Technologies Oy:n telapalveluyksikön sisäisen viestinnän käytänteet projektitoiminnassa. Tavoitteena oli myös saada esiin mahdollisia kehitystarpeita ja ideoita. Tutkimuksen tarkoituksena oli saada toimeksiantajalle tietoa siitä, mitkä ovat nykytilan vallitsevat sisäisen projektiviestinnän käytänteet ja miten projektin aikaista viestintäprosessia voitaisiin kehittää. Tutkimustuloksien avulla saatiin yksityiskohtaisia ja käyttäjäperusteisia näkemyksiä siitä, mitkä ovat vallitsevat sisäisen projektiviestinnän käytänteet. Tuloksia hyödyntämällä toimeksiantaja hahmottaa kehitystarpeet ja pystyy näin ollen kehittämään projektin aikaista sisäistä viestintää.

Teoreettinen viitekehys pohjautuu sisäiseen viestintään, jonka näkökulmasta syvennytään projektin aikaiseen projektiviestintään ja sen eri osa-alueisiin. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisella menetelmällä ja aineistonkeruumenetelmänä hyödynnettiin teemahaastattelua. Aineistonkeruu toteutettiin yksilöhaastatteluina haastattelemalla kuutta toimeksiantajayrityksessä työskentelevää toimistotyöntekijää. Analyysimenetelmänä opinnäytetyössä käytettiin asiasisällön tiivistämistä, teemoittelua ja teorialähtöistä analyysiä.

Tutkimustulosten perusteella todettiin Valmet Technologies Oy:n Jyväskylän telapalveluyksikön sisäisessä projektiviestinnässä olevan kehitystarpeita, joihin panostamalla projektiviestintää voitaisiin kehittää kohti tehokkaampaa tapaa toimia projektin aikana. Suurimmat projektiviestinnän aikaiset haasteet heijastuivat vahvasti viestinnän suunnittelemattomuudesta ja erilaisista toimintatavoista toteuttaa viestintää. Kehitysehdotukseksi nousi viestintäsuunnitelman luominen projektin aikaiselle sisäiselle viestinnälle. Tutkimustulosten perusteella saatiin merkittävää tietoa siitä, miten toimeksiantaja voisi kehittää projektin aikaisen viestinnän käytänteitä ja tapoja.

The aim of this study was to find out the internal communication practices in the project activities at the Valmet Technologies Oy roll service unit. The aim was also to highlight potential development needs and ideas. The purpose of the study was to get information for the assignor on the current practices of project communication and how to develop the communication process during the projects. The results of the research gave detailed and user-based views on the practices of internal project communication. By utilizing the results, the assignor understands the development needs and thus is able to develop the internal communication during the project.

The theoretical framework is based on internal communication, which is used to gain a deeper understanding of project communication and its various components. The research was carried out by a qualitative approach and the research method was a theme interview. The data collection was carried out as individual interviews by interviewing six office worker from the assignor´s company. The analysis methods were summarizing, theoretical analysis and thematic analysis.

Based on the results, Valmet Technologies Oy roll service unit in Jyväskylä has development needs within the internal project communication, and by investing in project communication, it would be possible to develop a more efficient way of working during the project. The biggest challenges of project communication were the desultoriness of communication and the differing ways of communicating. As a development proposal, a communication plan is created for internal communication during the project. Based on the results of the research, significant information was gained on how the assignor could develop the practices and methods of communication during the project.