Developing job descriptions to make the company more effective : Case R-Tech Suspension Oy

Abstract

This thesis is commissioned by R-Tech Suspension Oy. The purpose of this thesis is to find out whether the company would benefit from more accurate job descriptions and to provide suggestions on how the company can use job descriptions to become more effective. The objectives of this thesis are to research related theory and the current situation in commissioning company, analyze the situation, and provide recommendations on how to develop job descriptions in the case company. The research methods that are used in this thesis were literature review, interviews and documentary review. The owner of the company as well as employees are interviewed.

Human resource management from a small company point of view is examined in general, as well as the theoretical concepts of job description, job analysis, job design, employee motivation and employee satisfaction. The main results of the literature review are, that small companies would generally benefit from conducting and documenting their human resource practices more systematically, and that job analysis and job description form a base for most human resource functions in a company. Main results of the research of case company situation are, that the current job descriptions are not used nor up to date, employees are not aware of their job descriptions, some jobs are missing job descriptions. There are also challenges in performance appraisal, work flow, recruiting and orientation. The case company would benefit from some degree of more systematic conducting and documenting of human resource practices. Five development recommendations are given to the case company: Conducting a job analysis with the employees involved, creating job descriptions for jobs that are missing them, updating current job descriptions, keeping the new job descriptions updated together with employees and using the new and updated job descriptions strategically for development of workflow, recruitment, orientation, training and development, performance appraisal and job design.

Tämän opinnäytetyön tilaaja on R-Tech Suspension Oy. Tämän opinnäytetyön tarkoitus on tutkia hyötyisikö yritys tarkemmin dokumentoiduista työnkuvista, ja tarjota kehitysehdotuksia työnkuvien käyttämiseen yrityksen toiminnan tehostamisessa. Opinnäytetyön tavoitteina on tutkia aiheeseen liittyvää teoriaa, yrityksen tämän hetkistä tilannetta työnkuvien suhteen, ja tarjota ehdotuksia, miten työnkuvia voitaisiin kehittää.

Tutkimusmetodeina tässä tutkimuksessa käytetään kirjallisuuskatsausta ja yrityksen omistajan sekä työntekijöiden haastatteluja. Henkilöstöjohtamista tutkitaan pienen yrityksen näkökulmasta. Teoriaosuudessa kuvataan työnkuvan rakentamiseen liittyvän prosessin vaiheita, ja työntekijän motivaatiota tutkivia teorioita. Teoriaosuuden päätuloksena on, että pienet yritykset pääosin hyötyisivät henkilöstöjohtamiseen liittyvien käytäntöjen systemaattisemmasta toteutuksesta ja dokumentoinnista, ja että työnkuva on perusta useimmille yrityksen henkilöstöjohtamisen käytännöille. Yrityksen nykyisen tilanteen tutkimisen päätuloksena on, että nykyiset työnkuvat ovat vanhentuneet, niitä ei käytetä ja työntekijät eivät ole tietoisia työnkuvistaan. Haasteita ja kehityskohteita löytyi myös työn tulosten arvioinnista, töiden ja vastuiden jaosta, rekrytoinnista ja orientaatiosta. Johtopäätöksenä voidaan sanoa, tutkimuksen kohteena ollut yritys hyötyisi henkilöstöjohtamiseen liittyvien käytäntöjen tarkemmasta ja systemaattisemmasta toteuttamisesta ja dokumentoinnista. Opinnäytetyön kirjoittaja tarjoaa yritykselle viisi suositusta liittyen työnkuvien kehittämiseen. Töiden analysointi yhdessä työntekijöiden kanssa, työnkuvien luominen niille työtehtäville, joilta se puuttuu, nykyisten työnkuvien päivittäminen, uusien ja päivitettyjen työnkuvien jatkuva päivittäminen yhdessä työntekijöiden kanssa ja niiden käyttäminen henkilöstöjohtamisen käytäntöjen strategiseen kehittämiseen.