Ohjelmistorobotiikan (RPA) käytön laajentaminen

Abstract

Työn toimeksiantajana oli yritys, jossa toimi jo useampi ohjelmistorobotti. Kaikissa yksiköissä ohjelmistorobotteja ei kuitenkaan ollut vielä käytössä ja hyvien kokemusten myötä ohjelmistorobotiikan käyttöä haluttiin laajentaa ja käyttökohde-ehdotuksia löytää lisää. Opinnäytetyössä selvitettiin, mitä tulisi huomioida laajennettaessa ohjelmistorobotiikan käyttöä koko organisaatioon. Työn tavoitteena oli lisätä kiinnostusta ohjelmistorobotiikkaa kohtaan, tuoda esiin yrityksen eri tahojen ajatuksia aiheesta, löytää ja arvioida muutamia uusia käyttökohdeaihioita sekä selvittää, millaisia haasteita käytön laajentamiseen liittyy.

Taustateoriassa selvitettiin muun muassa, mitä ohjelmistorobotiikka on käsitteenä ja ilmiönä, millaisia mahdollisuuksia ja riskejä siihen voidaan liittää, millaisissa käyttökohteissa ohjelmistorobotit toimivat ratkaisuna, millaisia ominaisuuksia potentiaalisilla käyttökohteilla tulee olla ja millaisin vaihein yrityksissä ohjelmistorobotiikan kanssa edetään. Teoriaosuudessa käsiteltiin ohjelmistorobotiikkaa myös yhtenä digitaalisen työvoiman muotona ja osana työn muutosta, josta täytyy viestiä muutosviestinnän periaatteet huomioiden. Suomenkielistä, painettua kirjallisuutta ohjelmistorobotiikasta on niukalti ja tieto myös vanhentuu nopeasti, joten pohjana käytettiin tutkimuksia, kokemuksia ja parhaita käytäntöjä ohjelmistorobotiikasta, sen käyttötapauksista sekä käytön laajentamisesta.

Opinnäytetyö on tutkimuksena muodoltaan laadullinen. Yrityksen nykytilannetta ja käyttökohteisiin ja organisoitumiseen liittyviä ajatuksia selvitettiin haastattelemalla ylintä johtoa heidän näkemyksistään liittyen ohjelmistorobotiikan rooliin yrityksessä. Haastattelujen jälkeen osalle henkilöstöä suoritettiin kyselytutkimus, jolla tuotiin esiin, miten he näkevät ohjelmistorobotiikan, millaista tietoa he aiheesta kaipaavat ja millaisia käyttökohteita he omasta työstään löytävät. Esille tulleita asenteita, ajatuksia ja haasteita peilattiin sekä teoriapohjaan että toisiinsa sekä arvioitiin ehdotettujen käyttökohteiden toteuttamiskelpoisuutta. Lopuksi kirjattiin muutamia kehittämistoimenpide-ehdotuksia pohjautuen yrityksen nykytilaan ja eri lähteiden väliseen vuoropuheluun ja ne toimitettiin toimeksiantajayritykselle.

Tutkimustulosten mukaan kokemukset ohjelmistorobotiikasta olivat positiivisia ja hyötyjä pidettiin merkittävinä niin liiketoiminnan, asiakkaan kuin työntekijänkin näkökulmasta. Henkilöstö myös halusi osallistua oman työnsä kehitykseen. Sekä teorian että empiiristen tutkimustulosten mukaan ohjelmistorobotiikan käyttö ja laajentaminen edellyttävät kuitenkin tietoa, viestintää sekä sisäisiä resursseja, organisoitumista ja selkeitä rooleja – sellaisia, joita ei aiemmin ole ollut.