Tapahtuman järjestäminen : case Tursajaiset
Kairistola, Kalle (2018)
Kairistola, Kalle
Tampereen ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018112017572
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018112017572
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoitus oli suunnitella ja toteuttaa Tampereen ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan Tursajaiset 2018 -tapahtuma. Tapahtuma järjestettiin syyskuussa 2018 jo 77. kerran ja sen suunnittelutyö aloitettiin alkuvuodesta 2018. Tapahtuman osallistujat olivat Tampereen ammattikorkeakoulun juuri aloittaneita opiskelijoita ja ideana oli ryhmäyttää heidät mahdollisimman hyvin keskenään. Toinen tavoite tapahtumalla oli tutustuttaa heidät Tampereen ammattikorkeakoulun sisällä toimiviin opiskelijayhdistyksiin. Tapahtuman järjestänyt tiimi asetti vuoden 2018 tapahtumalle kaksi päätavoitetta. Ensimmäinen tavoite oli uudistaa ruoka- ja anniskelupalvelut uudelleenkonseptoinnin kautta. Toinen tavoite oli luoda tapahtumalle seuranta, sillä aiemmin Tursajaisista ei oltu kerätty minkäänlaista palautetta. Pääasiallinen tavoite työllä oli kuitenkin itse tapahtuman tuottaminen.
Teoriapohja koostuu kahdesta pääosiosta; tapahtuman suunnittelusta ja tuotteistamisesta. Teoriaosuuden pohja tehtiin samalla jäsennyksellä toiminnallisen osion kanssa. Siinä keskityttiin tekijän mielestä olennaisimpiin seikkoihin tapahtuman tuottamisessa, kuten tavoitteisiin, budjetointiin, markkinointiin, ennakointiin sekä seurantaan. Teoriakehyksiä rajattiin myös tapahtuman luonteen mukaisesti. Teoriaan kerättiin mahdollisimman paljon tietoa käytännön asioista, joita tapahtumatuotantoon liittyy jo hyvin varhaisessa vaiheessa, kuten lupa-asioista.
Tapahtuma onnistui kokonaisuutena erittäin hyvin. Sekä järjestäjiltä, yhteistyötahoilta että osallistujilta tullut palaute oli pääasiassa pelkästään positiivista. Suuria järjestyshäiriöitä tai tapaturmia tapahtumassa ei sattunut. Tavoitteisiin päästiin hienosti, lukuun ottamatta ruokapalvelujen uudistamista. Neuvottelut niiden suhteen kariutuivat liian myöhäisessä vaiheessa, ettei järjestävä tiimi enää lähtenyt tekemään nopeita ratkaisuja. Tapahtumassa uusia opiskelijoita johdattaneilta opiskelijatuutoreilta kerättiin jälkikäteen palautetta, jossa oli ideana vertailla hieman tämän vuoden tapahtumaa viime vuoteen. Palveluiden osalta positiivisia kommentteja keräsi uusi anniskelualue, kokonaisuutena eniten kehuja keräsi tapahtumapäivänä vallinnut hieno sää. Koko prosessin tärkeistä seikoista ja tulleista palautteista koottiin ohjetiedosto seuraavaa vuotta varten, sillä kyseisen tapahtuman vastuuhenkilö vaihtuu lähes vuosittain. Päällimmäisenä oppina seuraavalle vuodelle jäi neuvottelujen laajentaminen useammalle eri taholle ruokapalveluiden osalta, vielä tarkempi tehtävien aikatauluttaminen sekä tehokkaampi ote vapaaehtoisten rekrytointeihin. Palautteen keruu laajemmalta yleisöltä kannattaa huomioida myös jatkossa.
Teoriapohja koostuu kahdesta pääosiosta; tapahtuman suunnittelusta ja tuotteistamisesta. Teoriaosuuden pohja tehtiin samalla jäsennyksellä toiminnallisen osion kanssa. Siinä keskityttiin tekijän mielestä olennaisimpiin seikkoihin tapahtuman tuottamisessa, kuten tavoitteisiin, budjetointiin, markkinointiin, ennakointiin sekä seurantaan. Teoriakehyksiä rajattiin myös tapahtuman luonteen mukaisesti. Teoriaan kerättiin mahdollisimman paljon tietoa käytännön asioista, joita tapahtumatuotantoon liittyy jo hyvin varhaisessa vaiheessa, kuten lupa-asioista.
Tapahtuma onnistui kokonaisuutena erittäin hyvin. Sekä järjestäjiltä, yhteistyötahoilta että osallistujilta tullut palaute oli pääasiassa pelkästään positiivista. Suuria järjestyshäiriöitä tai tapaturmia tapahtumassa ei sattunut. Tavoitteisiin päästiin hienosti, lukuun ottamatta ruokapalvelujen uudistamista. Neuvottelut niiden suhteen kariutuivat liian myöhäisessä vaiheessa, ettei järjestävä tiimi enää lähtenyt tekemään nopeita ratkaisuja. Tapahtumassa uusia opiskelijoita johdattaneilta opiskelijatuutoreilta kerättiin jälkikäteen palautetta, jossa oli ideana vertailla hieman tämän vuoden tapahtumaa viime vuoteen. Palveluiden osalta positiivisia kommentteja keräsi uusi anniskelualue, kokonaisuutena eniten kehuja keräsi tapahtumapäivänä vallinnut hieno sää. Koko prosessin tärkeistä seikoista ja tulleista palautteista koottiin ohjetiedosto seuraavaa vuotta varten, sillä kyseisen tapahtuman vastuuhenkilö vaihtuu lähes vuosittain. Päällimmäisenä oppina seuraavalle vuodelle jäi neuvottelujen laajentaminen useammalle eri taholle ruokapalveluiden osalta, vielä tarkempi tehtävien aikatauluttaminen sekä tehokkaampi ote vapaaehtoisten rekrytointeihin. Palautteen keruu laajemmalta yleisöltä kannattaa huomioida myös jatkossa.