Vesilahden kunnan hallinto- ja taloustoimen tiedonohjaussuunnitelman laatiminen

Abstract

Opinnäytetyö sai alkunsa Vesilahden kunnan hallinto- ja taloustoimen tarpeesta tiedonohjaussuunnitelmaan sekä opinnäytteen tekijän kiinnostuksesta julkista sektoria sekä digitalisoitumista kohtaan. Laajemmassa mittakaavassa työn tarve syntyi tulevaisuudessa Vesilahden kunnassa käyttöönotettavan asianhallintajärjestelmän ja asiakirjahallinnan digitalisoimisen aiheuttamista edellytyksistä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda niin taloudellisesti kuin ajallisestikin Vesilahden kunnan hallinto- ja taloustoimelle järkevä tapa tiedonohjaussuunnitelman toteuttamiseen. Opinnäytetyön tarkoitus oli kuvata ja toteuttaa Vesilahden kunnan hallinto- ja taloustoimen tiedonohjaussuunnitelma niin, että opinnäytetyön avulla voidaan myöhemmin toteuttaa tiedonohjaussuunnitelmat myös muille Vesilahden kunnan toimielimille.

Opinnäytteen lopputulemana syntyi tiedonohjaussuunnitelma Vesilahden kunnan hallinto- ja taloustoimelle sekä opinnäytetyön muodossa selostus siitä, mitä ja miksi on tehty ja mitä asioita kannattaa ottaa huomioon tulevien tiedonohjaussuunnitelmien laadinnassa.

Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu projektitoiminnan perusteista muutosjohtaminen ja viestintä huomioon ottaen sekä tiedonohjaussuunnitelman esittelevästä teoriasta. Teoriaosuuden jälkeen työssä kuvataan teorian soveltaminen käytäntöön Vesilahden kunnan hallinto- ja taloustoimen tiedonohjaussuunnitelman laadinnassa sekä hyvät käytännöt tiedonohjaussuunnitelman laatimiseen muille Vesilahden toimielimille.

Vesilahden kunnan hallinto- ja taloustoimen tiedonohjaussuunnitelma laadittiin opinnäytteen perusteella työryhmätyöskentelyn muodossa. Tämä osoittautui tehokkaaksi tavaksi aikaansaada tarpeellinen ja toimiva, hallinto- ja taloustoimen tehtävät kattava tiedonohjaussuunnitelma. Työryhmämuotoinen työskentely oli myös ajallisesti verrattain tehokasta: yhteensä tiedonohjaussuunnitelman tekoon kuului noin 50 tuntia työryhmätyöskentelyä, joka tarkoitti keskimäärin alle kuusi tuntia työryhmätyöskentelyä mukana ollutta henkilöä kohden.

Opinnäytetyön perusteella myös muiden toimielimien tiedonohjaussuunnitelmat on järkevää laatia työryhmätyöskentelynä, jossa on mukana vähintään yksi hallinto- ja taloustoimen tiedonohjaussuunnitelman laadinnassa noudatetut periaatteet tunteva henkilö. Tämän työn esiin tuomat neuvot toimivista ja epätoimivista asioista kannattaa hyödyntää muiden toimielimien tiedonohjaussuunnitelmien teossa.

The thesis originated from the need of administration and finance of Vesilahti, and from the author’s interest in the public sector and digitalization. On a larger scale, the need was due to the implementation of a case management system and digital document management in Vesilahti.

The aim of the thesis was to find a financially and temporally sensible way to make an information management plan for the administration and finance of Vesilahti. The purpose of the thesis was to describe and implement the information management plan for the administration and finance of Vesilahti in the way that the information management plans can be later implemented for other institutions of Vesilahti as well.

The final result of the thesis was the information management plan for the administration and finance of Vesilahti, and a report on the making of -process telling what, how and why was done and what should be taken into account when making the information management plans for the other institutions of Vesilahti in the future.

The theoretical part of the thesis consists of the theory of project activities considering change leadership and communication and the theoretical presentation of the information management plan. After the theoretical part, the work describes the application of the theory into practice when making the information management plan for the administration and finance of Vesilahti and gives advice for the making the information management plans for other the institutions of Vesilahti.

The information plan for the administration and finance of Vesilahti was drawn up in the form of workshops, which proved to be an effective way to create an information management plan embodying truthful and comprehensive picture of the administrative and financial duties. Workshops were also comparatively effective in time: the total amount of time that the workshops took was approximately 50 hours, which meant an average of less than six hours of workshop work per person.

Based on the thesis, it is recommendable, when making the information management plans for the other institutions of Vesilahti, to set up a workshop with at least one person familiar with the principles of the management plan made for the administration and finance of Vesilahti. When drawing up the information management plans for the other institutions of Vesilahti it is worth taking advantage of the advice outlined in this work and based on the author’s experience.