Elämyksellisen teematapahtuman suunnittelu ja toteuttaminen : Case: Kyrön Matkailun Edistämiskeskus

Abstract

Toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella ja toteuttaa elämyksellinen teematapahtuma, Kyröön Kekri. Toimeksiantajana opinnäytetyöllä toimi Isossakyrössä sijaitseva Kyrö Distillery Companyn vierailukeskus Kyrön Matkailun Edistämiskeskus. Vierailukeskus on pääsääntöisesti avoinna tilauksesta yli kymmenen hengen ryhmille, joten tapahtuman ideana oli tavoittaa kohderyhmän ulkopuolelle jäävät asiakkaat ja tarjota heille mahdollisuus päästä osallistumaan Juurella illalliselle ja kokea ainutlaatuinen Kyrö-elämys.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostui Tarssasen ja Kyläsen (2009) elämyskolmio -mallista, palvelumuotoilusta, tarinallistamisesta sekä FAMM-mallista (Gustafsson, Öström, Johansson & Mossberg 2006). FAMM-mallin avulla tarkasteltiin ravintolan palvelukokonaisuutta viiden teeman pohjalta: tilan, kohtaamisen, tuotteen, johtamisen ja tunnelman. Prosessissa pyrittiin huomioimaan ja hyödyntämään tekijöitä, jotka muodostavat elämyksellisen kokemuksen asiakkaalle.

Opinnäytetyön tuloksena järjestettiin 12.10.2018 Kyröön Kekri-tapahtuma yhteistyössä Juurella ravintolan kanssa. Tapahtuma mitoitettiin 50 hengelle ja tapahtumaa edeltävänä päivänä Kyröön Kekri oli loppuunmyyty. Varsinaisena tapahtumapäivänä 2 henkilöä ei päässeet osallistumaan, joten lopullinen osallistujamäärä oli 48 henkilöä. Tapahtuman päätteeksi osallistujille jaettiin palautekyselylomake, johon lopulta vastasi 47 henkilöä. Pääosin palaute oli positiivista ja vastaajista 37 koki, että tapahtuma vastasi odotuksia erinomaisesti. Palautekyselylomakkeen avulla saatiin kartoitettua asiakkaiden yleistä tyytyväisyyttä sekä kerättiin kehittämisideoita, joita hyödynnetään tulevaisuudessa samankaltaisten tapahtumien suunnittelussa

The aim of this functional thesis was to plan and implement a themed experience event for Kyrö Tourism Board, which is the centre of Kyrö Distillery Company. The visitor centre has a distillery bar that organizes dinners in cooperation with restaurant Juurella in Seinäjoki. The minimum group size of the centre is 10 and it is a reservation restaurant. The purpose was to plan and implement a traditional harvest festival themed event to the customers who are outside of the target group and offer them a possibility to experience this event. The theoretical frame of the thesis consisted of service design, experiences, storytelling and Five Aspects Meal Model (Gustafsson, Öström, Johansson & Mossberg 2006). With the FAMM-model it was possible to take into consideration all five factors of developing the meal services in restaurants such as space, meeting, product, management control system and atmosphere. All these factors are in a key position when creating experiences for the customers. The thesis resulted in a harvest festival themed event, “Kyröön Kekri”, on 12th October 2018. The event was designed for 50 people and by the day before the event it was sold out. Eventually two people were not able to participate so there were altogether 48 participants. At the end of the event, the participants were given a feedback form and 47 out of 48 replied. The feedback was mostly positive and 37 of the respondents thought that the event met their expectations very well. The results of the feedback are used for evaluating the customer satisfaction and improving other events in the future.