Projektien ja palvelujen raportointijärjestelmän päivittäminen X Oy:ssä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajayrityksen käytössä olevan projektien ja palvelujen raportointijärjestelmän versionpäivittämistarve aiheen kirjallisuutta sekä toimeksiantajan työntekijöille tehtyä puolistrukturoitua haastattelua hyväksi käyttäen. Luottamuksellisuuden säilyttämiseksi työssä käytetään toimeksiantajasta nimeä X Oy. Tutkimuksen tarkoituksena oli tutkia, miten päivittämisestä aiheutuva muutos vaikuttaisi konsernin eri osa-alueille sekä selvittää, mitä hyötyjä, haittoja ja riskejä raportointijärjestelmän päivittämisestä koituisi yritykselle. Työn tavoitteena oli edesauttaa yrityksen päätöksentekoa päivitykseen liittyvässä kysymyksessä. Julkisen version lisäksi työhön liittyy luottamuksellinen tausta-aineisto.

Tutkimus suoritettiin empiirisenä tutkimuksena. Tutkimusmenetelminä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua sekä osallistuvaa havainnointia. Haastatteluun osallistui seitsemän yrityksen työntekijää, jotka valittiin heidän raportointijärjestelmän tietämyksen perusteella. Haastattelun tarkoituksena oli selvittää, kuinka käytössä olevan projektien ja palvelujen raportointijärjestelmän versio palvelee yrityksen tämän hetkistä toimintaa. Osallistuvan havainnoin avulla taas haluttiin tutkia raportointijärjestelmän uuden version ominaisuuksia.

Tutkimuksen perusteella ilmeni, että raportointijärjestelmän päivitys on tarpeellinen yritykselle tulevaisuudessa. Haastatellut pitivät tämän hetkistä järjestelmää toimivana, mutta eivät uskoneet sen vastaavan tulevaisuuden tuomiin haasteisiin etenkin kansainvälistymisen osalta. Versiopäivityksen erityisenä vahvuutena yritykselle olisi muidenkin valuuttojen kuin eurojen käyttö järjestelmässä.

Päivittämisestä koituvana heikkoutena olisi se, ettei se ratkaisisi välttämättä kaikkia yrityksen tarpeita. Kuitenkin se antaisi yritykselle mahdollisuuden kehittää, parantaa ja tehostaa omaa liiketoimintaansa. Version päivittäminen antaisi X Oy:lle mahdollisuuden lisätä järjestelmään uusia toimintoja, kuten tuotevalikon ja verkkolaskutuksen. Suurena tietojärjestelmäprojektina versionpäivityksestä aiheutuisi yritykselle monia etenkin järjestelmän toimintaan liittyviä riskejä. Näitä X Oy:n olisi kuitenkin mahdollista ehkäistä projektin-, riskien- ja muutoksenhallinnan osaavan projektiryhmän avulla.

The purpose of this thesis was to determine the client company’s need for an update for their project and services reporting system. To maintain the confidentiality of the client we shall call them X Oy. The study examines how the update would affect the Group X Oy’s different areas and find out what the advantages, disadvantages and risks would be for the company in updating the reporting system. The aim was to assist the company's decision-making on whether or not to update the system. In addition to the public version of the thesis, the work includes confidential background material which will remain unpublished.

The theory section includes a review of the literature on the topic. In addition, a study was conducted using empirical research methods. The methods used include semi-structured interviews and participant observation. Seven company employees were chosen for an interview on the basis of their knowledge of the reporting system. The interview questions were designed to determine how well the current version of the projects and services reporting system serves the company’s current operations. Participatory observation was used to investigate the features of the reporting system’s new version.

The study revealed that the system update will be necessary for the company in the near future. The interviewees considered that the current system does function, but they did not believe that it will be capable of handling future challenges like internationalization. A particular strength of the updated version would be the possibility to use other currencies than the euro.

The weakness of updating the system would be that it would not necessarily meet all of the company's needs. However, it would give the company an opportunity to develop, improve and enhance their own business. The update would give X Oy additional new features such as a product menu, and online invoicing.

A version update would be a major information-system project and as such would cause many, particularly system-related, risks to the company. These risks could be prevented with intense project, risk, and change management.