Tilaustenkäsittelyn ja laskutuksen ohjeiden uudistustarpeiden kartoitus globaalisti

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on Valmet Automation Oy. Tällä hetkellä on käynnissä koko Valmetin laajuinen toiminnanohjausjärjestelmän uusimisprojekti, jonka yhteydessä uusitaan myös ympäröiviä prosesseja. Opinnäytetyön tavoitteena on helpottaa tilaustenkäsittelijöiden työtä tulevaisuudessa uuden toiminnanohjausjärjestelmän tullessa käyttöön. Tavoitteen toteutumiseksi työssä on kartoitettu tilaustenkäsittelyn ja laskutuksen ohjeiden nykytilaa ja -rakennetta. Opinnäytetyö on tutkimuksellinen. Uusille tilaustenkäsittelyn ja laskutuksen ohjeille on laadittu kehitysehdotukset haastatteluiden, kyselyiden ja omien havaintojen pohjalta. Toimeksiantajalla oli tarve saada tietoonsa tilaustenkäsittelijöiden näkökulmat ja toiveet, jotta uudet tilaustenkäsittelyn ja laskutuksen ohjeet saadaan tehtyä mahdollisimman hyviksi ja heitä palveleviksi.

Opinnäytetyö koostuu teoria- ja tutkimusosuuksista. Teoriaosuudessa käsitellään muutosjohtamista esimiehen roolin, muutoksen vaiheiden ja kokemisen, muutosvastarinnan ja sisäisen viestinnän kannalta. Opinnäytetyön lähdeaineistona on käytetty kirjallisuutta, artikkeleita, yrityksen sisäisiä materiaaleja ja muita verkkolähteitä. Materiaalia on hankittu myös työntekijöitä haastattelemalla ja omia havaintoja tekemällä. Kysely toteutettiin sähköisellä kyselylomakkeella, johon lähetettiin linkki sähköpostitse. Haastattelut tapahtuivat sekä kasvotusten että etänä Skypen välityksellä.

Työn tuotoksena syntyi kehitysehdotukset uusille ohjeille, mistä on tehty myös yksinkertaistettu taulukko. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä varten laadittujen tilaustenkäsittelyn ja laskutuksen ohjeiden tulisi olla rakenteeltaan selkeät, visuaaliset, ajantasaiset, helposti löydettävissä sekä käyttäjäystävälliset. Tässä työssä koottuja kehitysehdotuksia voi hyödyntää uusien tilaustenkäsittelyn ja laskutuksen ohjeiden tekemisen lisäksi myös muiden ohjeiden päivittämisen tukena.

The client of this thesis is Valmet Automation Oy. There is in progress a renewal of ERP-system which concerns the whole organization of Valmet, in which the surrounding processes are also renewed. The purpose of this thesis is to facilitate the work of order handlers in the future when the new ERP-system is implemented. To achieve the objective, the current state and structure of order entry and invoicing instructions have been reviewed. Research approach is used in this thesis. Development proposals for the new instructions of order entry and invoicing have been made by using interviews, inquiries and my own observations. The client had a need to get the perspectives and wishes of the order handlers, so that the new order entry and invoicing instructions could be made as good and useful as possible for them.

The thesis consists of theoretical and research parts. The theoretical part is about change management seen from the perspectives of the supervisor’s role, the periods of change and experiences, the resistance of change and the internal communications. The sources used in this thesis are literature, articles, company’s internal materials and other net sources. The material is also acquired by interviewing employees and by making observations. The survey was executed by a questionnaire which was sent by email. The interviews were done face to face and some via Skype.

As a result of the study, the development suggestions for the new instructions were created. There is also a simplified table of the suggestions. For the use of the new ERP-system, the instructions of order entry and invoicing should be clear by structure, visual, up to date, easy to find and user-friendly. The development suggestions in this thesis can be utilized not only in order entry and invoicing instructions but also in updating other instructions.