Var är våra pengar? : En undersökning åt LMG Service Ab om vilka val företagaren har då kunderna inte betalar sina fakturor

Abstract

För att ett företag ska få in pengar måste de fakturera sina kunder. Fakturan bör utformas på ett korrekt sätt så att den inte i framtiden leder till bekymmer för företagaren. Det är även av stor vikt att företaget, efter faktureringen, följer upp så att kunden sköter betalningen enligt överenskommelse. Men hur ska ett företag gå tillväga om pengarna inte kommer in som tänkt?

Detta examensarbete skrivs på uppdrag av LMG Service Ab. Syftet är att ta reda på vilka val ett företag har om deras kunder inte betalar sina fakturor. För att uppnå det syftet kommer det i teoridelen redogöras för faktureringsrutiner, uppföljning och åtgärder vid obetalda fakturor. Åtgärderna uppdelas i sådana som företaget själva kan ta till, i frivillig indrivning samt i juridisk indrivning.

Innehållet i den empiriska delen består av en kvalitativ intervju som gjorts tillsammans med en professionell inkasso-strateg. Undersökningen bekräftar alternativen om vilka val en företagare har att tillgå om fakturor förblir obetalda, så som betalningspåminnelser, betalningskrav, stämning eller tratta. Noggrannhet och att snabbt påbörja åtgärder då man upptäcker att en betalning är försenad, kan konstateras vara av vikt för att öka chanserna att få in några pengar.

Jotta yritys saisi rahansa, heidän pitää laskuttaa asiakkaitaan. Lasku on oltava oikein muotoiltu, ettei se tulevaisuudessa tuo ongelmia yrittäjälle. On myös tärkeää, että yritys laskuttamisen jälkeen seuraa rahojen saapumista, jotta tietää että asiakas maksaa laskun sovitusti. Mitä yrityksen sitten pitää tehdä, jos asiakas ei maksakaan laskuja kuten sovittu?

LMG Service Ab on tämän opinnäytetyön toimeksiantaja. Opinnäytetyön tarkoitus on tutkia mitkä vaihtoehdot yrityksillä on, jos niitten asiakkaat eivät maksaa laskujaan. Saavuttaakseen opinnäytetyön tarkoitusta, teoriaosassa selvennetään laskutusrutiinit ja maksamattomien laskujen seuranta ja toimenpiteet. Toimenpiteet jakautuvat kolmeen eri osaan: sellaiset joita yritys itse voi käyttää, vapaaehtoinen perintä ja juridinen perintä.

Empiirisen osan sisältö koostuu laadullisesta haastattelusta, jonka pidin perintästrategin kanssa. Tutkimus vahvistaa yrittäjän olemassa olevat vaihtoehdot, joihin yrittäjä voi turvautua, mikäli laskut jäävät maksamatta, kuten maksumuistutukset, maksuvaatimukset, oikeushaasteet tai tratta. Tarkkuus sekä nopea ryhtyminen toimintaan ovat tärkeässä asemassa, kun yrittäjä huomaa, että maksut ovat myöhässä. Näin yrittäjällä on suurempi mahdollisuus saada rahansa.

For a company to receive money from its customers, they invoice them. The invoice needs to be correctly created so that it will not cause any trouble for the entrepreneur in the future. It is also of importance that the company, after sending out the invoice, ensures that the customer pays according to the agreement. But how should a company proceed if payments are not received as planned?

This thesis is written for LMG Service Ab with the purpose to find out what choices a company have when its customers do not pay their invoices. To reach this purpose the theoretical part of the thesis presents invoicing routines, checking of invoice status and possible measures that can be taken for unpaid invoices. The measures are divided into such actions that the company can take themselves, into voluntary debt collection and judicial debt collection.

The empirical part contains a qualitative interview which was held with a debt collection strategist. The study confirms the options an entrepreneur has if invoices remain unpaid, such as invoice reminders, payment demands, plaint or bill of exchange. It can be established that precision and taking actions as soon as possible when realising that a payment is late, increase the chance of receiving any money.