Palkanlaskijan opas : Kustannustoimittajat, lehdistö ja viestintäalan toimihenkilöt

Abstract

Tähän opinnäytetyöhön on koottu palkanlaskijalle tärkeää tietoa koskien erityisesti kustannustoimittajia, lehdistöä ja viestintäalan toimihenkilöitä. Opinnäytetyön tavoite on tukea toimeksiantajayrityksen palkkahallinnossa työskentelevien henkilöiden päivittäistä työtä. Työssä käsitellään palkanlaskijan kannalta oleellisimmat asiat eli esimerkiksi luontoisedut, muut lisät ja korvaukset, verot ja muut vähennykset, lomat ja vapaat sekä työnantajan maksut ja ilmoitukset. Pääasiallisina lähteinä on käytetty lakeja ja työehtosopimuksia. Lähteinä käytetyissä työehtosopimuksissa määrätyt asiat eivät välttämättä päde muiden työntekijäryhmien kohdalla kuin niiden, joita kyseiset työehtosopimukset koskevat.

Tässä työssä kuvataan myös toimeksiantajan palkanlaskentaprosessia ja sen vaiheita yleistasolla. Prosessin kehittämistarpeen arvioimiseksi tehtiin kyselytutkimus, johon toimeksiantajan palkkahallinnon työntekijät vastasivat. Kyselyllä kartoitettiin palkanlaskijoiden tyytyväisyyttä prosessin eri osa-alueisiin. Huomiota kiinnitettiin muun muassa viestintään, tietotekniikan hyödyntämiseen, palkanlaskijoiden työmäärään ja palkansaajien tietoturvan toteutumiseen. Vastausten avulla toimeksiantaja voi kehittää palkanlaskentaprosessiaan.

Toimeksiantajalle tehtiin julkisen työn ohella yksityiskohtaiset ohjeet palkanlaskentaprosessin suorittamiseen heidän käyttämällään palkanlaskentaohjelmalla. Tämä osuus ei ole osa julkista työtä, vaan jää vain toimeksiantajan käytettäväksi. Sekä julkista työtä että ohjeita voidaan hyödyntää uusien palkanlaskijoiden perehdytyksessä sekä kokeneempien palkka-asiantuntijoiden työn tukena. Julkisesta työstä voivat hyötyä myös eri työnantajalla työskentelevät palkanlaskijat, joiden työnkuvaan kuuluu kyseisten työntekijäryhmien palkkojen laskenta.

This thesis is a compilation of essential information for payroll clerks in general and especially for payroll clerks that work in the field of publishing, press and communications. The purpose of the thesis is to support the daily work routines of those working in thesis mandator’s payroll management. The thesis handles and shows only the most relevant and essential information for payroll clerks; fringe benefits, additional pays and compensations, taxes and other deductions, vacations and leaves, employer payments and notices and finally how these subjects affect payroll management. The primary sources of this thesis are the local Finnish legislation and applicable collective labor agreements.

This thesis also contains a general overview of the thesis mandator’s payroll management process. A survey was also made to gather information about the improvement needs for the payroll process. The survey was used to map how satisfied the current payroll clerks were with the current payroll management process and its different phases and components. The survey gathered information on communication, the use of information technology, the workload of a single payroll clerk and the information security of an employee. With the gathered information the mandator can develop and improve the existing payroll management process.

A grand part of the thesis was to create detailed manual-like instructions for the current and future payroll clerks in order them to work effectively with the payroll calculations software used in the mandator’s payroll management process. This part is not public and therefore not part of this thesis document. The instructions document was only made available for the thesis mandator and its payroll management. However, this thesis and the non-public instructions document can be used concurrently in the introduction of new payroll clerks and as a support document for current, more advanced payroll clerks and managers. The information presented in this thesis can also prove valuable for anyone working as a payroll clerk in another organization that does payroll management for publishing, press and communications companies.