Kunnan taloussuunnitteluprosessin parantaminen : tapaustutkimus kunnan toiminnan ja talouden suunnitteluprosessin parantamisesta

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli arvioida kunnan taloussuunnitteluprosessi. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena ja kohteena oli Turun kaupunki. Tutkimuksessa kuvattiin nykytila sekä tehtiin suosituksia prosessin ja siihen olennaisesti sidonnaisten asioiden parantamiseksi.

Opinnäytetyön teoriaosuus sisältää katsauksen julkisen sektorin ja kunnallishallinnon kehittymiseen. Nykytilan kuvaus ja kehittämisehdotusten laadinnassa hyödynnettiin tutkijaryhmän kehittämää LAPPI-mallia (A Lightweight Technique to Practical Process Modelling and Improvement Target Identification), joka on tarkoitettu kevyesti toteutettavana nykytilan kuvaukseen ja kehityskohteiden havainnointiin.

Tutkimustulokset osoittavat, että kunnan taloussuunnitteluprosessia voidaan parantaa useasta eri näkökulmasta. Tärkeimmäksi kehittämiskohteeksi koettiin prosessin selkeä vaiheistaminen. Tärkeäksi koettiin myös prosessin aikataulutus ja synkronointi muihin prosesseihin, jotta työn sujuvuutta voitaisiin parantaa.

Resursointi koetaan usein riittämättömäksi, joten prosessia tarkasteltiin myös erilaisten roolien näkökulmasta. Perinteinen yksikkö- ja linjaorganisaatiolähtöisen ohjausmalli olisi mahdollista korvata voimakkaammin asialähtöisellä ja matriisiin perustuvalla mallilla.

Näiden lisäksi arvioitiin mahdollisuuksia työn tueksi käytettävien työtapojen ja –välineiden parantamiseksi. Entistä digitaalisemmat toimintatavat tarjoavat uusia mahdollisuuksia työn tuottavuuden lisäämiseen. Valmistelua voi tukea ulkoisista tietolähteistä saatavilla tiedoilla.

Organisaation toimintakulttuuri on muodostunut vuosien saatossa. Kulttuuri muuttuu hitaasti, joten muutokseen tähtäävät toimenpiteet tulee suunnitella kohdekohtaisesti. Tutkimuksessa tunnistetiin useita kohtia, joiden avulla nykyistä taloussuunnitteluprosessia on mahdollista parantaa.

The aim of the thesis was to evaluate the municipality's economic planning process. The study was carried out as a case study and targeted at the City of Turku. The study described the present state of affairs and made recommendations to improve the process and its essentially related issues.

The theoretical part of the thesis includes an overview of the development of the public sector and municipal administration. The description of the current state and the development proposals utilized the LAPPI-model (A Lightweight Technique to Practical Process Modeling and Improvement Target Identification) developed by the researcher group, which is intended for a lightly executed description of the state of the art and the observation of development objects.

The research results show that the municipality's economic planning process can be improved from several different perspectives. The most important development objective was to create phases to the process. It was also important to process the scheduling and synchronization of the processes with other processes in order to improve the smooth running of the work.

Resources are often considered inadequate, so the process was also looked at from the point of view of different roles. It would be possible to replace the traditional unit-based steering model with a more competence- and matrix-based model.

In addition, the possibilities for improving work methods and tools used to support work were assessed. The digitalization offers new opportunities to increase labor productivity. The planning process can be supported by information from external sources.

The organization's operating culture has been formed over the years. Culture is slowly changing, so measures aimed at change need to be designed for a limited target. Several points were identified in the study to improve the current economic planning process.