Palkanlaskijan käsikirja : case: Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiirin (VSSHP) palkanlaskennalle oma käsikirja, johon on kerätty kaikki palkanlaskijan tehtävien hoidossa keskeiset tiedot ja toimintaohjeet. Opinnäytetyössä on lähtökohdaksi otettu uusi palkanlaskija, jonka perehdytyksen pohjana käytetään jatkossa käsikirjaa. Palkanlaskijan käsikirjaa laadittaessa kiinnitettiin huomiota myös toimintatapojen yhtenäistämiseen, joten myös kokeneet palkanlaskijat pystyvät käsikirjaa työssään hyödyntämään.

Opinnäytetyössä kuvataan Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin toimintaympäristö palkanlaskijan näkökulmasta. Työ avaa henkilöstöpalveluiden organisaatiorakenteen sekä esittelee palkanlaskijan työtehtävät. Opinnäytetyö perustuu VSSHP:n palkanlaskennassa jo olemassa oleviin ohjeisiin ja käytäntöihin, opinnäytetyön aikana tehtyihin uusiin ohjeisiin, mutta myös opinnäytetyön tekijöiden kokemuksiin ja havaintoihin. Molemmat opinnäytetyön tekijät työskentelevät VSSHP:n palkanlaskennassa. Käsikirja sisältää hyperlinkkejä, joiden kautta palkanlaskija pääsee helposti käytännön työohjeisiin, paikallisiin sopimuksiin ja muihin tarpeellisiin tiedonlähteisiin. Julkiset linkit ovat kursivoituja, jotta ne erottuisivat VSSHP:n sisäiseen käyttöön tarkoitetuista linkeistä.

Käsikirjassa kuvataan käytössä olevat tietojärjestelmät, sekä niiden asema muihin henkilöstöhallinnon käytössä oleviin järjestelmiin. Käsikirjassa käydään läpi palkanlaskijan työhön vaikuttavia keskeisimpiä lakeja ja asetuksia, sekä työehtosopimuksen säädöksiä ja soveltamisohjeita, kuten esimerkiksi työaikamuodot, erilliskorvaukset ja vuosilomalaki.

Opinnäytetyö tallennetaan Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin palkanlaskennan käytössä olevalle yhteiselle asemalle. Käsikirjan päivittäminen on jatkossa koko palkanlaskennan henkilöstön vastuulla ja päivityksistä sovitaan viikkopalavereissa.

The purpose of this thesis was to make a handbook for the payroll clerks working in the Hospital District of Southwest Finland, in which all the necessary information for the everyday work assignments is gathered. The handbook can be used to introduce new payroll clerks to their work, but it also serves well for the old personnel as it standardizes the established procedures.

The thesis starts by introducing the operational environment of the Hospital District of Southwest Finland from the payroll management perspective. It opens up the organization structure of the HR services and introduces the payroll clerks’ everyday work assignments. It is based on the already existing instructions, experiences and observations made by the writers, as the writers both work at the Hospital District of Southwest Finland’s payroll department. The handbook contains hyperlinks from where the payroll clerks can find how-to instructions, local agreements and other useful sources. The links that are open to the public are marked with cursive to stand out from the links that are only for the Hospital District of Southwest Finland’s own use.

The handbook also introduces the programs used in the payroll management and how they communicate with other programs used by the HR management. It introduces essential laws and decrees as well as collective agreements crucial to payroll experts.

The thesis is saved on the Hospital District of Southwest Finland’s own joint drive used by the payroll clerks. The whole payroll personnel are responsible for updating the handbook and updates are agreed upon in weekly meetings.