Developing of the information management : Case: University Association of South Ostrobothnia

Abstract

The objective of the thesis is to develop the information management of the University Association of South Ostrobothnia. The development measures were begun by examining the current status of information management at the organization and by analyzing the needs for development. A development plan was created based on them.

Based on a group interview, the goal status was defined. The goal status included the defined need for development, specifications and the features the new information management tool should have and what features were regarded as important. The goal status would define the vision.

As a result of the interview, it was decided that develop information management would be developed between the University Association and the professors in order to facilitate reporting on projects. An electronic survey was made to interview the professors about their user experiences and expectations of reporting.

Based on the specification of the requirements, different information management tools and their features were examined, compared and scored. The information management tool that scored highest was examined more closely and an implementation plan was made for it. The theoretical part deals with information management and its advantages, introduction and success factors.

Opinnäytetyön tarkoituksena on kehittää Etelä-Pohjanmaan Korkeakouluyhdistyksen tiedonhallintaa. Kehitystoimenpiteet aloitettiin kartoittamalla tiedonhallinnan nykytilanne ja analysoimalla tiedonhallinnan kehittämistarpeet, joiden perusteella Korkeakouluyhdistykselle laadittiin kehittämissuunnitelma.

Ryhmähaastattelun perusteella selvitettiin tiedonhallinnan nykytilaa ja käytännön toimia, kehitystarpeita sekä määriteltiin tavoitetila. Tavoitetilassa määriteltiin kehitystarve ja mitä ominaisuuksia tiedonhallintaohjelmassa tulisi olla ja mitkä ominaisuudet koettiin tärkeiksi.

Haastattelun tuloksena Korkeakouluyhdistyksen ja professoreiden välistä tiedonhallintaa päätettiin kehittää projektien raportoinnin helpottamiseksi. Professoreille laadittiin sähköinen kysely, jossa kartoitetiin heidän käyttökokemuksiaan ja odotuksiaan raportoinnin osalta.

Vaatimusmäärittelyn pohjalta laadittiin taulukko, jossa vertailtiin ohjelmien ominaisuuksia ja pisteytettiin ne. Eniten pisteitä saanutta ohjelmaa tarkasteltiin lähemmin ja sille laadittiin käyttöönottosuunnitelma. Teoriaosiossa käydään läpi tiedonhallintaa ja sen etuja, käyttöönottoa ja menestystekijöitä.