Projektitoimitusten ja linjatuotannon yhteensovittamisen kehittäminen viestinnän keinoin

Abstract

Tällä opinnäytetyöllä pyrittiin kehittämään Vahterus Oy:n projektien toimitusprosessia viestintämallia parantamalla. Opinnäytetyöllä selvitettiin aluksi projektitoimitusten nykytilaa, sekä sidosryhmien näkemyksiä projektien aikaisesta viestinnästä ja sen laadusta tuotannon ja projektiryhmän välillä. Selvityksen tuloksiin pohjautuen projekteille kehitettiin uusi GATE-toimintamalli, joka mahdollistaa projektisalkuissa olevien projektien nykyistä tarkemman seuraamisen ja helpottaa projektien työkuorman ennustamista. Uuden toimintamallin avulla projektisalkkujen hoitaminen ja projektien lisääminen näihin saadaan entistä helpommaksi.

Tutkimustyö rajattiin koskemaan ainoastaan suoraan projektille tapahtuvaa toimintaa ja tutkimuksen ulkopuolelle jätettiin kaikki ennen projektin aloitusta tapahtuvat toiminnot esimerkiksi myynti- ja tarjousvaiheeseen liittyvät toiminnot.

Osana opinnäytetyötä selvitettiin myös projektin sisäiset sidosryhmät, sekä analysoitiin näiden vaikutus projektin kulkuun ja tarpeeseen viestiä projektiryhmän kanssa kesken projektin.

Toimintajärjestelmän lisäksi opinnäytetyössä luotiin viestintäsuunnitelma ja esityslistapohjat projektivaiheeseen, jossa projekti siirtyy projektiryhmältä tuotantoon. Lisäksi projektiorganisaatio mallinnettiin organisaatiokaavioksi. Näiden dokumenttien avulla pyritään varmistamaan, että kaikki projektissa tarvittava tieto saadaan heti alusta lähtien projektiryhmän käyttöön ja että tieto ohjautuu mahdollisimman nopeasti oikeille vastaanottajille.

The aim of the present master’s thesis was to develop the delivery process in Vahterus Oy by improving the communication. The first step of this study was to explore the present status of the project communication as well as the stakeholders’ views on the communication between the production and project team.

Based on the results, a new GATE-operating model was developed. The new model makes the follow-up of the project portfolio easier and makes it possible to give much more accurate forecasts of the workload in each project portfolio. Due to the possibility of forecasting the workload, the new model makes it much easier to add new projects to the portfolios of each project manager.

The scope of this study was limited only to the activities during the project phase itself. All the activities that were not directly part of the project work, e.g. the sales and bidding phases, were left out.

As part of this study, all the internal stakeholders were identified and their influence on the project flow as well as their need to communicate with the project team during the project was analyzed. In addition to the new operating model, a new communication plan and templates for the agendas of the project kick off meeting (between the project team and production) was established. Furthermore, a project organization chart with the necessary contact information was created. The aim of these documents is to ensure that all the information the project team needs, is available from day one and the information reaches the right team member as easily and as fast as possible.