Perehdyttämissuunnitelma - Ulvilan kaupungin hallinto- ja talouspalvelut

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä ajaton ja tarkoituksenmukainen perehdyttämissuunnitelma Ulvilan kaupungin hallinto- ja talouspalveluille. Lisäksi opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, millainen on hyvä perehdyttämisprosessi ja miten organisaatio voi hyötyä perehdyttämisestä. Opinnäytetyön avulla pyrittiin myös löytämään vastauksia siihen, millainen on hyvä perehdyttämissuunnitelma sekä mitä asioita tulee ottaa huomioon Ulvilan kaupungin hallinto- ja talouspalveluiden perehdyttämissuunnitelmassa.

Opinnäytetyössä käytettiin laadullista eli kvalitatiivista menetelmää. Tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta, jossa keskityttiin tutkimaan yhtä tiettyä organisaation osastoa. Lisäksi menetelmänä käytettiin teemahaastattelua.

Opinnäytetyö pohjautuu vahvasti teoriaan. Teoriatietoon tutustumalla luotiin pohja sekä perehdyttämissuunnitelmalle että teemahaastattelurungolle. Perehdyttämissuunnitelma rakennettiin yhdessä kahden Ulvilan kaupungin hallinto- ja talouspalveluiden työntekijän kanssa niin, että se vastaa sisällöllisesti kaupungin intranetiä, jotta perehdyttämissuunnitelman tiedot päivittyvät käsi kädessä intranetin päivittämisen kanssa. Perehdytettävien näkökulma perehdytyssuunnitelmaan tuotiin haastattelemalla kahta edellisen kahden vuoden aikana työnsä toimeksiantajalla aloittanutta työntekijää.

Kuten varmasti monessa kunnassa, myös Ulvilan kaupungin hallinto- ja talouspalveluilla yksi suurimmista haasteista perehdyttämisessä on saada työntekijävaihdokset tehtyä niin, ettei suuri määrä tietotaitoa mene hukkaan. Yleisiin tehtäviin perehdyttämisen tukena on intranet ja muut valmiit materiaalit, mutta työtehtäviin perehdyttäessä ei välttämättä edellisen työntekijän osaaminen ja tiedot ole käytettävissä.

Hyvä perehdyttäminen on keskustelevaa ja vuorovaikutteista. Uusi työntekijä otetaan vastaan ajan kanssa ja hänelle on suunniteltu henkilökohtainen perehdytyssuunnitelma, joka sisältää vastuunjaon ja aikataulun. Organisaatio hyötyy perehdyttämisestä, kun perehdytettävän ajatuksia, pohdintoja ja kysymyksiä kuunnellaan. Hyvällä ja organisoidulla perehdyttämisellä uusi työntekijä saadaan omaan työhönsä kiinni nopeasti ja siten investoitu pääoma saadaan käyttöön.

The purpose of this thesis was to create a timeless and meaningful orientation program to the administration and economic department of the city of Ulvila. Furthermore, the purpose of the thesis was to find out what are the main features of a good familiarization and how an organization could benefit from familiarization. This thesis also answers to the question of what a good orientation program contains and what are the special features that needs to be considered in the orientation program for the administration and economic department of the city of Ulvila.

The research methods of this thesis are qualitative method and case study. The case study focused on one department in one organization. Theme based interview was also used as a method.

The thesis is mainly based on theory. By becoming acquainted with the theory, the base both to orientation plan and to theme based interview was created. Orientation plan was built together with two of the employees of the administration and economic department of the city of Ulvila. Orientation plan goes hand in hand with the intranet of the city of Ulvila. Also, the interview gives a point of view to the orientation plan.

As probably in many municipalities, in the administration and economic department of the city of Ulvila one of the main challenges is that when people leave the organization, for example to retire, they don’t get to meet the person who is hired to replace them. Huge amount of knowledge goes out of the doors with the leaving employee. Intranet and other material in organization can be used in familiarization, but the tacit knowledge that the predecessor has, isn’t available.

Interaction and discussion are the features of good familiarization. The organization has time for the new employee and there’s a personalized orientation plan waiting for him or her to start. Orientation plan also includes the timetable and responsibilities. Organization will benefit from the familiarization if it listens the ideas, thoughts and questions that the new employee has. With good and organized familiarization it’s possible to have the new employee productively working towards the goals in no time.