Lentopallotapahtuman järjestäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia toimeksiantajalle Mikkelin Passarit ry:lle tapahtuman järjestämisen muistilista, jonka avulla seuralla on mahdollisuus järjestää onnistunut kansainvälinen lentopallotapahtuma. Muistilista koostuu tapahtuman järjestämiseen liittyvistä asioista huomioineen, sekä vastuuhenkilön määrittämisestä kuhunkin kohtaan. Muistilista kohdennettiin ensisijaisesti maaottelutasoista tapahtumaa varten, mutta sitä voi soveltaa seuran pieniinkin tapahtumiin. Muistilista jää seuralle sekä paperisena että sähköisenä, joten sitä voi tarvittaessa muokata tulevaisuudessa.

Työn teoreettinen viitekehys muodostuu kehittämistyön menetelmistä sekä tapahtuman järjestämisen vaiheista. Opinnäytetyön käytännön osuus koostuu Mikkelissä pelatusta Suomen ja Tšekin välisestä Kultaisen Euroopan Liigan ottelusta, joka oli ensimmäinen laatuaan. Saadun palautteen perusteella tapahtuma oli erittäin onnistunut. Mikkelissä ei järjestetä maaottelutapahtumia säännöllisesti, mutta onnistuneen lanseerauksen myötä olosuhteet tuleville tapahtumille ovat suotuisat.

Työ on toiminnallinen kehittämistyö, jonka menetelminä käytettiin haastattelua ja havainnointia. Haastattelu kohdennettiin työryhmälle, joka vastasi maaottelun järjestämisestä. Haastattelu toteutettiin puolistrukturoidusti, ja sen runkona käytettiin kysymyslomaketta. Havainnointimuodoksi valittiin osallistuva havainnointi, jolla tarkkailtin itse tapahtumaa ja kaikkia sen vaiheita.

Näiden menetelmien kautta edellä mainitusta ottelusta löydettiin kehittämiskohteita, jotka korjaamalla Mikkelin Passarit kykenee järjestämään vielä parempia ja onnistuneempia tapahtumia tulevaisuudessa. Suurimmat epäkohdat liittyivät tapahtumapaikkaan, joka oli täysin uusi ja ensimmäistä kertaa käytössä. Tapahtuman jälkeisessä palautekeskustelussa kävi myös ilmi, että kehitettäväksi jäi etenkin työryhmän sisäinen viestintä.

The goal of this thesis was to create a checklist for the client organisation, Mikkelin Passarit ry, to help them organise a successful international volleyball event. The checklist consisted of points with notes considering event management in volleyball, including a person in charge for each of these points. The checklist was primarily specified for matches between two national teams, but it could also be adapted to small events of the sports club. The checklist will remain in both paper and electric form, so that it can be edited in the future, if necessary.

The theoretical framework of this thesis consisted of methods used in development work, and phases in event management. The practical part in this work was the Golden European League match between Finland and Czech Republic that took place in Mikkeli. This match was first of its kind. Considering the feedback for this event, it was very successful. There are no regular national volleyball matches in Mikkeli, but with this successful launch the circumstances for such future events are advantageous.

This thesis was a functional development work in which the methods used were interview and observation. The interview was targeted towards the organising committee of this nati-onal event. The interview was executed in a semi-structured way using an inquiry. Observation was carried out by observing the event and its phases in detail using participant observation.

Through these methods some drawbacks were found of the match mentioned above. By fixing these drawbacks Mikkelin Passarit is able to host better and more successful events in the future. The biggest flaws related to the brand new venue which was in use for the first time. In the feedback conversation after the event, especially internal communication was found to require improvement.