Työympäristön muutosprojektin johtaminen Rikosseuraamuslaitoksen keskushallintoyksikössä

Abstract

Rikosseuraamuslaitoksen keskushallintoyksikkö muutti 1.3.2018 uuteen toimitilaan, jonka myötä työympäristö muuttui perinteisen avokonttorin ja toimistohuoneiden yhdistelmästä monitilaympäristöksi. Modernissa ja trendikkäässä monitilaympäristössä henkilöstölle ei ole nimettyjä työpisteitä ja se koostuu eri työtehtäviin tarkoitetuista vyöhykkeistä. Työympäristön muutos tarkoitti siten myös toimintakulttuurin muutosta. Tämän opinnäytetyön tarkoitus on tuoda esiin havaintoja ja kokemuksia työympäristön muutoksesta, muutosprojektin johtamisesta sekä projektin tuotoksien ja projektin toteutuksen arvioinnista. Lisäksi opinnäytetyössä esitellään projektijohtamisen pätevyyselementteihin perustuva projektipäällikön pätevyyden arviointityökalu.

Loppukäyttäjien näkökulmasta tuotoksia arvioitiin nettosuositteluindeksiin perustuvalla työympäristöindeksillä, joka kertoi loppukäyttäjien tyytyväisyydestä tai tyytymättömyydestä uuteen työympäristöön. Lisäksi projektin onnistumista tutkittiin kyselytutkimuksella sekä henkilöhaastatteluilla projektijohtamisen näkökulmasta. Tutkimuksesta jätettiin pois muutoksen taloudelliset vaikutukset sekä muutoksen vaikutukset työn tuottavuuteen. Työympäristöindeksin tuloksia kerättiin viikoittain muuton jälkeisten kuuden viikon ajan. Kyselytutkimus toteutettiin työympäristöindeksin seurannan jälkeen ja kyselyn tavoitteena oli mitata projektin toteutuksen onnistumista lopputuotoksen sijaan. Kyselytutkimukseen osallistuneista kuusi henkilöä osallistui lisäksi henkilöhaastatteluihin.

Työympäristöindeksi kertoi henkilöstön tyytymättömyydestä uuteen toimitilaan. Kyselytutkimus ja henkilöhaastattelut osoittivat tyytymättömyyden olevan seurausta projektin valmisteluvaiheen toimitilan valintapäätöksestä, jossa henkilöstön kokemuksen mukaan heillä ei ollut vaikuttamisen mahdollisuuksia. Tyytymättömyyttä selittää henkilöstön aikaisempien kokemuksien perusteella syntyneet odotukset demokraattisemmasta päätöksenteosta uuden toimitilan valintaa tehdessä. Lisäksi tutkimuksen perusteella tyytymättömyyttä selittää toimitilamuuton yllätyksellisyys sekä päätöksentekoprosessin aikainen viestintä. Johtopäätöksenä muutosprojektin valmisteluvaiheen viestintään ja sen selkeyteen tulee kiinnittää erityistä huomiota ja henkilöstöllä tulisi olla mahdollisimman selkeä käsitys omista vaikuttamisen mahdollisuuksistaan.

The Central Administration Unit of the Criminal Sanctions Agency Finland moved to new premises and working environment on the first of March 2018. With that transition, the combination of an open-plan office and closed rooms were replaced by a new multi-space office with working zones designed for different tasks and with no personal desks. The aim of the present master’s thesis is to bring observations and experiences about the transformation of the working environment, change management and project evaluation to attention. Additionally, the thesis presents a new tool for evaluating a project manager’s competence.

From the end users’ point of view the results of the project were measured with Net Promoter Score NPS -based working environment index whose purpose was to indicate the end user satisfaction over the new working environment. A survey and personal interviews were conducted to study the success of the project from the project management perspective. The economic perspective and the work productivity of the end users were left outside the scope of this study. The working environment index was measured weekly for six weeks after moving to the new premises. The working environment index concentrated on measuring the end user satisfaction over the result of the project whereas the purpose of the survey was to gather information on the end users’ experience on how the project was carried out. In addition, six people were interviewed personally.

The results of the working environment index show that the officers of the Central Administration Unit were not satisfied with the new environment. The survey and the interviews showed that the biggest reason for the dissatisfaction was the way how the decision about the new premises was made in the initiation phase and how little real opportunity there was to be part of the decision making. One explanation for the dissatisfaction is that the staff had experience-based expectations of a more democratic decision making. The dissatisfaction can also be explained by how unexpected the change was and by the communication carried out during the decision-making process. In conclusion, the communication should be especially well planned in the initiation phase of a change project to ensure that the staff has as clear perception as possible of the decisions they are able to influence on.