Muutosjohtaminen ja uuden järjestelmän käyttöönotto

Abstract

Järjestelmävaihdokset ovat nykypäivää. Tekniikan kehittyminen pakottaa myös yritykset uudistumaan. Järjestelmävaihdostilanteissa tulee kuitenkin usein vastaan yllätyksiä, ja ne pakottavat yrityksiä muuttamaan toimintatapojaan. Tutkimuksen tavoite oli selvittää SOK Matkailu- ja ravitsemiskaupan ketjuohjauksen pääkaupunkiseudun myyntipalvelun uudesta sähköposti-puhelinjärjestelmänvaihdosta aiheutuvat haasteet ja pyrkiä mahdollisimman tehokkaasti välttämään ne. Tietoperustassa kuvattiin muutosjohtamista ja uuden tietojärjestelmän käyttöönottoprosessia. Tutkimus toteutettiin sekä määrällisenä että laadullisena tutkimuksena. Ensin tehtiin Webropolissa kyselytutkimus S-Pankin pääkaupunkiseudulla työskenteleville asiakaspalvelijoille. Kyselytutkimuksen vastauksista poimittiin teemoja, joista muodostettiin haastattelulle runko. Sen jälkeen haastateltiin viittä SOK:n Matkailu- ja ravitsemispalveluiden ketjuohjauksen pääkaupunkiseudun myyntipalvelun työntekijää. Tulokset osoittivat, että laadukas esimiestyö, esimiehen tuki, muutosviestintä ja koulutus auttavat työntekijöitä uuden järjestelmän käyttöönotossa. Testauksia kehittämällä on mahdollista saada tärkeää tietoa uuden järjestelmän käytöstä ja mahdollisista haasteista. Yrityksen kannattaa hyödyntää käyttäjiltä saatua arvokasta tietoa kehitystyössä. Luottamus yrityksessä syntyy, kun uskotaan kaikkien toimivan tasapuolisesti, rehellisesti ja lojaalisti. Esimiehen, joka nauttii henkilöstön luottamusta, on helpompi saada muutos läpi. Henkilöstön motivointi on tärkeää, mutta erityisen tärkeää muutostilanteissa, jotka voivat aiheuttaa muutosvastarintaa. Yrityksen avoimuus ja selkeä tiedottaminen auttavat muutosviestin ymmärtämistä. Tulosten perusteella on yrityksen syytä opetella muutosta ja sen johtamista sekä otettava uuden järjestelmän kehittämistyössä käyttäjät mukaan.

System changes happen every day. The development of technology forces companies to renew their business. However, they often come across surprising situations forcing them to change their ways of doing business. The aim of this study was to examine the challenges of a new e-mail-phone system implementation in the SOK Tourism and Hospitality Chain Management Department of the Helsinki Metropolitan Area Sales Service and to try to avoid them as efficiently as possible. The theoretical part focused on change management and the implementation processes of a new information system. The research approach was both quantitative and qualitative. First, a survey was conducted with the Webropol software with S-Bank's customer service staff working in the Helsinki area. The themes of the survey answers were used to form the structure of interviews in which five employees of the SOK Helsinki Metropolitan area sales service participated. According to the results, high-quality supervision, support, communication and training assisted the employees in the implementation of a new system. By increasing the amount of testing, it is possible to obtain important information about the use of the new system and its potential challenges. The company should take advantage of valuable user information in such development work. Trust in the company means that everyone is treated equally, honestly and loyally. A manager trusted by the staff makes it easier to implement the change as motivated staff will handle the change more readily. Transparency and clear information help employees to understand the purpose of the change. The results of the study show that it is important for the company to learn how to implement and manage changes effectively.